Workflow objednávek

Workflow je páteří celého objednávkového systému — určuje, jak se objednávky pohybují, jaké stavy mohou nabývat, v jaké posloupnosti jimi prochází a hlavně, co se má stát v okamžiku, kdy objednávka vstoupí do konkrétního stavu. Bez workflow by objednávka byla pouhým statickým záznamem v databázi; právě díky pravidlům workflow může systém automaticky řešit rutinní úkoly, jako je vystavení faktury po obdržení platby, odeslání notifikace zákazníkovi nebo automatické storno nezaplacené objednávky po jejím datu splatnosti. Modul /workflow poskytuje vizuální editor, ve kterém tyto pravidla navrhujete, upravujete a spravujete, což z něj činí pro správně fungující administraci stejně klíčovou součást, jako je produktový katalog nebo samotná pokladna.

Zobrazení workflow

Stránka je členěna do čtyř paralelních sloupců, které odpovídají systémovým fázím objednávky. Tyto fáze jsou pevné a nelze je měnit — představují základní kategorizaci, podle které systém rozhoduje, jak s objednávkou nakládat: zda se započítává do tržeb, zda ji lze ještě stornovat a zda se nachází v aktivním toku. Vedle každého sloupce je uvedený počet pravidel, která jsou přiřazena dané fázi, takže je hned jasné, jak bohatou logiku máte v jednotlivých fázích nastavenou.
Fáze se dělí do následujících čtyř kategorií:

• Nová — objednávka právě dorazila a čeká na zpracování.
• Zpracovává se — aktivní fáze zahrnující platbu, balení a expedici.
• Zrušeno / Stornováno — objednávka byla zrušena a probíhá její finanční vypořádání.
• Dokončeno — objednávka byla úspěšně uzavřena.

ℹ️ Informace: Každý sloupec představuje pouze typ fáze, nikoli konkrétní stav. V rámci jednoho sloupce se obvykle nachází několik dílčích stavů — sloupec Zpracovává se tak může současně obsahovat „Čeká na platbu“, „Připravuje se“ a „Odesláno“. Přechod mezi stavy v rámci jedné fáze je pro systém stejně významný jako přechod mezi fázemi samotnými, takže i drobná změna v rámci jedné fáze může vyvolat automatické akce.

Pravidla zpracování

Pravidlo je konkrétní stav objednávky v rámci jedné ze čtyř fází — je to nejmenší stavební kámen celého workflow. Každé pravidlo má svůj název, viditelný pro administrátory v přehledech, a svůj kód, používaný pro interní identifikaci v API a integracích. Dále se u pravidla zadává veřejný popis, který se objevuje v emailových šablonách určených zákazníkovi (typicky měkčí formulace jako „Vaše objednávka byla odeslána“ namísto interního „Expedováno“), a volitelně interní název pro potřeby vlastního týmu. Každé pravidlo nese svůj barevný indikátor, který zajišťuje rychlou vizuální orientaci v seznamu objednávek, a také svou pozici ve sloupci, která určuje pořadí stavů.
Pravidla lze přetahovat myší v rámci jednoho sloupce pro změnu jejich pořadí, nebo přesouvat mezi sloupci pomocí tlačítek v editačním dialogu — tím se zároveň změní fáze, ke které pravidlo patří. To umožňuje průběžně zpřesňovat workflow bez nutnosti mazat historické stavy.

Akce pravidel

Hlavní síla workflow spočívá v automatických akcích, které se spouštějí v okamžiku, kdy objednávka vstoupí do daného pravidla. Právě díky nim probíhá správa objednávek z velké části bez lidského zásahu a personál řeší pouze výjimky, kde je lidské rozhodování skutečně nezbytné. Systém nabízí čtyři základní akce, které lze pro každé pravidlo libovolně kombinovat.
Akce Označit jako zaplaceno automaticky změní stav objednávky na zaplacenou a zaznamená datum platby — hodí se pro stavy navázané na hotovostní platby nebo potvrzení z externího systému. Akce Vystavit fakturu vygeneruje plnohodnotný daňový doklad, typicky při přechodu objednávky do stavu „Zaplaceno“ nebo „Odesláno“. Podobně Vystavit účtenku vytvoří zjednodušený daňový doklad, vhodný pro menší částky nebo okamžité fakturace v kamenných prodejnách. A konečně, Přesměrovat do jiného stavu slouží k časovanému řízení toku — po nastavené prodlevě (např. „2h“ nebo „1d“) se stav automaticky změní na cílový. Přesměrování lze nastavit i bez prodlevy, čímž vznikne řetězení dvou pravidel spojených okamžitým přechodem.

⚠️ Upozornění: Systém aktivně hlídá kruhové přesměrování. Pokud byste nastavili řetězec stavů, který by se zpětně zacyklil, změna by nebyla uložena. Tím je zajištěno, že se objednávka nemůže zaseknout v nekonečné smyčce automatických přechodů, která by zbytečně zatěžovala systém a vaše logy.

Hlavní pravidlo

V rámci každé ze čtyř fází je vždy přesně jedno pravidlo označeno jako hlavní, tedy výchozí. Vizuální indikátor na kartě pravidla ukazuje, že jde o výchozí stav pro danou fázi, a systém toto pravidlo použije vždy, když potřebuje objednávku přiřadit do fáze, ale nemá jiný konkrétní pokyn. Hlavní pravidlo se uplatňuje v několika typických situacích: při založení nové objednávky obdrží objednávka hlavní stav fáze „Nová“; při ručním stornování se přesune do hlavního stavu fáze „Zrušeno“; a při automatickém označení jako dokončená se přesune do hlavního stavu fáze „Dokončeno“. Ostatní nehlavní stavy se uplatňují pouze tehdy, jsou-li ručně vybrány administrátorem nebo jsou-li určeny konkrétním automatickým přesměrováním.

Filtrování dle skupiny objednávek

V mnoha organizacích neexistuje pouze jeden univerzální tok objednávek — e-shop potřebuje jiné stavy než rezervační systém a předplatné má jinou logiku než klasický prodej produktů. Proto pokud máte v systému více skupin objednávek, můžete si v horní liště vybrat konkrétní skupinu a zobrazí se vám pouze pravidla, která jsou k této skupině přiřazena. Celé workflow se tak přizpůsobí tomu, co zrovna spravujete, a nezahltí vás stavy nerelevantními pro daný typ provozu.
Každá skupina může mít vlastní podmnožinu stavů — ne všechny stavy musí být dostupné ve všech skupinách, takže například pro rezervace se stav „Odesláno“ vůbec nepoužívá. Podobně se mohou lišit i emailové šablony odesílané zákazníkovi při změně stavu, a to podle skupin, což umožňuje zcela odlišnou komunikaci s různými typy zákazníků i v případě, že sdílejí jedinou technickou definici stavu.

💡 Tip: Pokud máte složitější provoz s více skupinami, definujte stavy nejprve jako univerzální a teprve poté je přiřaďte ke konkrétním skupinám. Vyhnete se tak duplicitám definic a údržba workflow bude výrazně jednodušší, neboť případné změny v popisech nebo akcích stačí provést jen na jednom místě.

Emailové šablony ke stavům

Ke každému pravidlu lze přiřadit jednu nebo více emailových šablon, jednu pro každý jazyk. V okamžiku, kdy objednávka vstoupí do daného stavu, je zákazníkovi automaticky odeslán příslušný email v jazyce, který používá, takže systém respektuje jazykové preference bez zásahu operátora. Rozlišují se dvě úrovně šablon — globální šablona se použije pro všechny objednávky bez ohledu na skupinu, zatímco skupinová šablona má přednost a uplatní se pouze pro objednávky dané konkrétní skupiny. Notifikaci lze kdykoli ručně znovu odeslat z detailu objednávky výběrem stavu, jehož šablona se má použít; to je užitečné například v případě, že zákazník nahlásí, že původní zpráva nedorazila.

Akce na stránce

Pro správu pravidel máte na stránce k dispozici sadu akcí, které pokrývají celý životní cyklus pravidla. Každý sloupec má vlastní tlačítko Přidat pravidlo, kde jednoduše zvolíte barvu a název a kód se automaticky vygeneruje. Akce Upravit pravidlo otevře formulář s kompletními detaily, včetně nastavení automatických akcí. Nastavit jako hlavní přepne pravidlo na výchozí pro danou fázi a Přesunout v pořadí pomocí šipek změní jeho pozici ve sloupci. Pokud máte aktivní filtr pro konkrétní skupinu, můžete pravidlo přidat nebo odebrat z této skupiny, aniž byste jej nutně smazali.

Doporučené postupy

💡 Tip: Pro automatické vyčištění neaktivních objednávek použijte zpožděné přesměrování. Typickým vzorem je: stav „Čeká na platbu“ přesměrovat po sedmi dnech do stavu „Zrušeno“. Systém tak zajistí, že se vám v přehledech nebudou hromadit zombie objednávky, které by zkreslovaly reporty a zbytečně zatěžovaly personál.

💡 Tip: Chcete-li automaticky vystavit fakturu ihned po obdržení platby, nastavte pro stav „Zaplaceno“ (nebo jeho ekvivalent ve vaší konfiguraci) automatickou akci Vystavit fakturu. Faktura tak bude vytvořena stejnou vteřinu, kdy systém obdrží potvrzení o platbě, a zákazník ji bude mít ihned k dispozici.

⚠️ Upozornění: Smazání stavu není možné, pokud k němu je přiřazena byť jen jediná historická objednávka. V takovém případě stav jednoduše deaktivujte — jeho odebráním ze všech skupin nebo přesunem do hypotetického koše nepoužívaných stavů zajistíte, že se nikdy neobjeví u nových objednávek, ale historie zůstane zachována pro audit a případné budoucí dohledání.