Objednávky
Naposledy aktualizováno 24. dubna 2026
Objednávky jsou centrálním záznamem všech obchodních případů v systému. Každá objednávka představuje závazek mezi organizací a zákazníkem – ať už jde o klasický nákup z e-shopu, rezervaci služby, zakázkovou fakturu nebo opakované předplatné. Modul /order poskytuje jednotné rozhraní pro sledování životního cyklu objednávky od jejího vytvoření přes platbu a expedici až po archivaci, včetně všech souvisejících dokumentů, plateb a komunikace se zákazníkem.
Přehled objednávek
Hlavní stránka zobrazuje seznam všech objednávek pro aktuální organizaci. Tabulka je navržena tak, aby byly na první pohled viditelné nejdůležitější informace pro každodenní provoz — tj. kdo objednal, co se děje a kolik peněz je v sázce. Jednotlivé sloupce uvádějí:- Číslo objednávky — jedinečný identifikátor v rámci zvolené skupiny objednávek; číselná řada je průběžná a umožňuje pohodlnou referenci v komunikaci se zákazníkem.
- Zákazník — jméno a e-mail osoby nebo společnosti, která objednávku zadala.
- Stav platby — rychlý ukazatel, zda byly od zákazníka přijaty peníze.
- Stav — stav zpracování objednávky (např. „New“, „Dispatched“, „Completed“). Lze jej změnit přímo v řádku tabulky, což okamžitě spustí jakékoli automatické akce (viz níže).
- Cena — celková částka objednávky, včetně DPH, dopravy a poplatků.
- Datum vytvoření a Datum splatnosti — kdy byla objednávka vytvořena a do kdy se očekává platba.
Filtrování
V systému může být velké množství objednávek, proto je seznam doplněn o kombinaci filtrů. Filtry fungují aditivně — každý vybraný filtr dále zužuje výběr. K dispozici je výběr podle skupiny objednávek, stavu zpracování, stavu platby a časového rozsahu. Plnotextové vyhledávání pak umožňuje najít konkrétní objednávku podle čísla, e-mailu, jména, názvu společnosti nebo telefonu; systém ignoruje diakritiku a velikost písmen.Vytvoření nové objednávky
Objednávka se obvykle vytváří automaticky, když zákazník dokončí nákup na webu. Tlačítko Vytvořit objednávku v pravém horním rohu nabízí druhou cestu — ruční vytvoření objednávky přímo z administrace, známé jako POS režim. Tento režim je vhodný pro objednávky přijaté telefonicky, e-mailem nebo v kamenné prodejně.Formulář umožňuje vyhledat stávajícího zákazníka z databáze kontaktů, nebo vytvořit nového přímo z dialogu. Do objednávky lze přidat libovolnou kombinaci položek: produkt z katalogu, konkrétní variantu, událost z kalendáře (typické pro rezervační systémy) nebo tzv. virtuální položku s ručně zadaným názvem a cenou. K dispozici jsou pole pro slevy, náklady na dopravu a poplatky za platbu. Pokud zákazník obdržel slevový poukaz, lze jej uplatnit před uložením objednávky. Zpracování platby se volí mezi standardní platbou přes platební bránu nebo odečtením z kreditu zákazníka. Poslední dvě pole — interní a veřejné poznámky — slouží k přidání kontextu; interní poznámka je pro kolegy, veřejná se promítá do komunikace se zákazníkem.Ručně vytvořenou objednávku lze uložit jako návrh (košík) a dokončit později, nebo ji ihned potvrdit. Ve výchozím nastavení systém neodesílá potvrzovací e-mail zákazníkovi, pokud je objednávka vytvořena ručně — odeslání lze spustit ručně v detailu objednávky.💡 Tip: Návrhy jsou užitečné pro objednávky, které je třeba ještě se zákazníkem doladit (např. domluvit datum dodání). Po potvrzení se návrh dostane do stejného stavu, jako kdyby objednávka přišla standardní cestou z webu.
Životní cyklus objednávky
Objednávka v systému prochází posloupností stavů, které indikují, co se s ní aktuálně děje. Každá organizace si definuje vlastní seznam stavů, ale všechny stavy patří do jedné ze čtyř kategorií, které jsou systémově definovány a nelze je měnit. Kategorie určuje, jak systém objednávku zpracovává (např. zda ji započítává do příjmů nebo zda ji lze stále zrušit).- Nová — objednávka byla právě vytvořena a čeká na zpracování. To zahrnuje stavy jako „New“, „Awaiting Confirmation“ nebo „To Be Processed“.
- Probíhající — objednávka je v aktivním toku. Zákazník platí, zboží se balí, služba se provádí. Typické stavy jsou „Paid“, „Dispatched“, „Ready for Pickup“.
- Dokončeno — objednávka byla úspěšně uzavřena. Zboží dorazilo, služba provedena, peníze v pořádku.
- Zrušeno — objednávka byla zrušena. Ať už na žádost zákazníka, z důvodu nezaplacení nebo administrativním rozhodnutím.
⚠️ Varování: Rychlé, opakované změny stavu jsou blokovány. Pokud se stav stejné objednávky změní více než desetkrát během jedné minuty, systém další změny odmítne. Toto je ochrana proti zacyklení způsobenému špatně nakonfigurovaným pravidlem workflow.
Automatické akce při změně stavu
Každému stavu lze přiřadit jednu nebo více automatických akcí, které se spustí, když objednávka vstoupí do tohoto stavu — bez ohledu na to, zda k přechodu došlo ručně, z webu nebo jiným pravidlem. Tato logika je přesně to, co odlišuje objednávky od jednoduchého seznamu: systém provádí rutinní úkoly jménem administrátora a pokračuje pouze v situacích vyžadujících lidské rozhodnutí.Dostupné akce zahrnují označení objednávky jako zaplacené, generování daňového dokladu typu faktura nebo zjednodušeného dokladu typu účtenka, automatický přechod do cílového stavu po určené době (zpožděné přesměrování, např. „po 2 hodinách čekání přesunout do Expired“) a odeslání e-mailu zákazníkovi podle šablony propojené se stavem. Akce lze konfigurovat odlišně pro jednotlivé skupiny objednávek, takže rezervační systém se chová jinak než klasický e-shop, i když běží pod stejnou organizací.Skupiny objednávek
Skupina objednávek je logický kontejner, který seskupuje objednávky jednoho typu činnosti. Typická rozdělení zahrnují například „E-shop“, „Reservations“ a „Subscriptions“. Skupiny existují, protože v praxi jediný univerzální tok objednávek obvykle nefunguje — rezervace vyžadují jiné stavy a oznámení než prodej produktů.Každá skupina má vlastní číselnou řadu (takže objednávka z e-shopu má jinou předponu než rezervace), vlastní seznam povolených stavů, vlastní sadu e-mailových šablon, vlastní datum splatnosti a vlastní fakturační entitu, která je uvedena jako vydavatel dokladu. Při vytváření objednávky musí být vybrána skupina a tuto volbu nelze změnit; objednávka tak zůstává ve své skupině po celý svůj životní cyklus.ℹ️ Informace: Pokud provozujete více projektů pod jednou organizací, skupiny objednávek vám umožňují oddělit pracovní postupy a číselné řady, aniž byste museli vytvářet novou organizaci. Faktury mohou být vystaveny pod jednou entitou nebo různými — v závislosti na konfiguraci fakturační entity pro každou skupinu.
Detail objednávky
Kliknutím na řádek se otevře detail objednávky, který je rozdělen na záložky podle toho, co je v daném okamžiku pro uživatele relevantní.Záložka Přehled shromažďuje vše potřebné pro zpracování: položky s cenami, detaily zákazníka, dodací a fakturační adresy, poznámky a odkaz na online platbu. Záložka Soubory obsahuje přílohy a dokumenty — faktury, dodací listy, potvrzení, které jsou buď automaticky generovány systémem, nebo nahrány ručně. Záložka Platby zobrazuje všechny online platby a bankovní transakce spojené s objednávkou, čímž je viditelný celý finanční tok. Opakované platby je záložka, která se vztahuje na předplatná a plány (viz níže). E-mailová upozornění ukazují historii všech zpráv odeslaných zákazníkovi, včetně toho, zda byly doručeny a otevřeny. Protokol je pak časovou osou všech událostí: každá změna stavu, platba nebo automatická akce je zde zaznamenána spolu s úrovní závažnosti (info, success, warning, error), což usnadňuje sledování, proč objednávka dosáhla konkrétního stavu.Položky objednávky lze v detailu libovolně přidávat, upravovat nebo odstraňovat; jednotlivé položky lze také zrušit, aniž by to ovlivnilo zbytek objednávky. Po každé změně se celková cena automaticky přepočítá, aby se zajistilo, že součty odrážejí skutečnou situaci.💡 Tip: Protokol objednávky může být v komplexních případech rozsáhlý. Tlačítko Vysvětlit předá obsah protokolu asistentovi AI, který vygeneruje souvislý popis toho, co se s objednávkou stalo v jazyce administrace — vhodné pro rychlé shrnutí během reklamace.
Zrušení objednávky
Zrušení je proces, který ruší objednávku nebo její část a zároveň se zabývá finančním vypořádáním. Systém rozlišuje mezi úplným zrušením (celá objednávka) a částečným zrušením (jednotlivé položky). Zrušené položky nejsou zahrnuty v ceně objednávky ani ve statistikách prodeje, ale zůstávají v objednávce viditelné jako historický záznam.Způsob vrácení peněz závisí na konfiguraci organizace. Výchozí nastavení je kredit — částka za zrušené položky je zákazníkovi připsána jako interní kredit, který může použít pro budoucí objednávky. Druhou možností je hotovost nebo bankovní převod, kdy systém automaticky vystaví dobropis (daňový doklad) a zaznamená požadavek na vrácení peněz; skutečný převod peněz zajišťuje provozovatel mimo systém. Třetí možnost, bez vrácení peněz, je určena pro situace, kdy podmínky naznačují, že zákazník nemá nárok na vrácení peněz (např. zrušení po uplynutí lhůty pro odstoupení od smlouvy u nevratných služeb).⚠️ Varování: Zrušení lze provést i u nezaplacených objednávek — v takových případech se vrací pouze již použité kredity. Dále, úplné zrušení okamžitě expiruje celou objednávku, takže jakýkoli zbývající zůstatek nemůže být zákazníkem dokončen.