Objednávky jsou centrální evidencí všech obchodních případů v systému. Každá objednávka představuje závazek mezi organizací a zákazníkem — ať už jde o klasický nákup v e-shopu, rezervaci služby, vystavení faktury na míru nebo opakované předplatné. Modul /order poskytuje jednotné rozhraní pro sledování životního cyklu objednávek od jejich vzniku přes platbu a expedici až po archivaci, a to včetně všech souvisejících dokumentů, plateb a komunikace se zákazníkem.
Přehled objednávek
Hlavní stránka zobrazuje seznam všech objednávek aktuální organizace. Tabulka je navržena tak, aby byly na první pohled viditelné nejdůležitější informace pro denní provoz — tedy kdo objednal, co se děje a kolik peněz je ve hře. Jednotlivé sloupce sdělují:
- Číslo objednávky — jednoznačný identifikátor v rámci zvolené skupiny objednávek; číselná řada je nepřetržitá a umožňuje pohodlnou referenci v komunikaci se zákazníkem.
- Zákazník — jméno a e-mail osoby nebo firmy, která objednávku zadala.
- Stav zaplacení — rychlý indikátor, zda byly peníze od zákazníka přijaty.
- Status — stav zpracování objednávky (například „Nová", „Odesláno", „Dokončeno"). Lze ho změnit přímo v řádku tabulky, čímž se okamžitě spustí případné automatické akce (viz dále).
- Cena — celková částka objednávky včetně DPH, dopravy a poplatků.
- Datum vytvoření a Datum expirace — kdy objednávka vznikla a do kdy čeká na uhrazení.
Tabulka se automaticky obnovuje každých 5 sekund, aby byla zobrazená data v přehledu pokud možno reálná. Oprávněným uživatelům se nad tabulkou zobrazují souhrnné statistiky, které slouží jako rychlá kontrola obchodního výkonu.
Filtrování
Objednávek v systému může být velké množství, a proto je seznam doplněn o kombinaci filtrů. Filtry pracují aditivně — každý zvolený filtr výběr dále zužuje. K dispozici je výběr podle skupiny objednávek, statusu zpracování, stavu zaplacení a rozsahu dat. Plnotextové hledání pak umožňuje najít konkrétní objednávku podle čísla, e-mailu, jména, názvu firmy nebo telefonu; systém při tom ignoruje diakritiku i velikost písmen.
Vytvoření nové objednávky
Objednávka obvykle vzniká automaticky, když zákazník dokončí nákup na webu. Tlačítko Vytvořit objednávku v pravém horním rohu nabízí druhou cestu — ruční založení objednávky přímo z administrace, takzvaný POS režim. Tento režim se hodí pro objednávky přijaté po telefonu, e-mailem nebo v kamenné provozovně.
Formulář umožňuje vyhledat existujícího zákazníka z databáze kontaktů, nebo založit nového přímo z dialogu. Do objednávky lze přidat libovolnou kombinaci položek: produkt z katalogu, konkrétní variantu, událost z kalendáře (typické pro rezervační systémy) nebo takzvanou virtuální položku s ručně zadaným názvem a cenou. K dispozici je pole pro slevu, cenu dopravy a platební poplatky. Pokud zákazník obdržel slevový poukaz, lze ho uplatnit ještě před uložením objednávky. Vyřízení platby se volí mezi standardní platbou přes bránu nebo odečtením z kreditu zákazníka. Poslední dvě pole — interní a veřejná poznámka — slouží pro doplnění kontextu; interní poznámka je určena pro kolegy, veřejná se propíše do komunikace se zákazníkem.
Ručně vytvořenou objednávku lze uložit jako koncept (košík) a dokončit později, nebo ji rovnou potvrdit. Systém při ručním vytvoření standardně neposílá zákazníkovi potvrzovací e-mail — odesílání lze vyvolat ručně v detailu objednávky.
💡 Tip: Koncepty jsou užitečné pro objednávky, které se ještě musí doladit se zákazníkem (například dohodnutí termínu dodání). Po potvrzení přejde koncept do stejného stavu, jako by objednávka přišla standardní cestou z webu.
Životní cyklus objednávky
Objednávka v systému prochází posloupností stavů, které vyjadřují, co se s ní právě děje. Každá organizace si definuje vlastní seznam stavů, ale všechny stavy patří do jedné ze čtyř kategorií, které jsou systémové a nelze je měnit. Kategorie určuje, jak systém s objednávkou pracuje (například zda ji započítává do tržeb nebo zda ji lze ještě stornovat).
- Nové — objednávka právě vznikla a čeká na zpracování. Sem spadají stavy jako „Nová", „Čeká na potvrzení" nebo „K vyřízení".
- Zpracovává se — objednávka je v aktivním toku. Zákazník platí, zboží se balí, služba se realizuje. Typickými stavy jsou „Zaplaceno", „Odesláno", „Připraveno k vyzvednutí".
- Dokončeno — objednávka byla úspěšně uzavřena. Zboží dorazilo, služba proběhla, peníze jsou v pořádku.
- Storno — objednávka byla zrušena. Ať už na přání zákazníka, kvůli neuhrazení nebo administrativním rozhodnutím.
Přechody mezi konkrétními stavy řídí modul Workflow. Díky němu lze definovat pravidla, jako „po zaplacení odešli zboží automaticky na stav Zaplaceno" nebo „pokud zákazník nezaplatí do 7 dnů, přesuň objednávku do stavu Expirováno". Stav lze měnit i ručně kliknutím na sloupec Status v tabulce nebo v detailu objednávky.
⚠️ Upozornění: Rychlé opakované změny stavu jsou blokovány. Pokud se stav stejné objednávky změní více než desetkrát během minuty, systém další změnu odmítne. Jde o ochranu proti zacyklení způsobenému špatně nastaveným workflow pravidlem.
Automatické akce při změně stavu
Každému stavu lze přiřadit jednu nebo více automatických akcí, které se spustí ve chvíli, kdy se objednávka do daného stavu dostane — bez ohledu na to, zda k přechodu došlo ručně, z webu nebo jiným pravidlem. Právě tato logika odlišuje objednávky od prostého seznamu: systém za administrátora vykoná rutinní úkony a přejde pouze k situacím, které vyžadují lidské rozhodnutí.
Dostupné akce zahrnují označení objednávky jako zaplacené, vygenerování daňového dokladu typu faktura nebo zjednodušeného dokladu typu účtenka, automatický přechod na cílový stav po uplynutí stanoveného času (odložené přesměrování, například „po 2 hodinách v čekání přesuň do Expirováno"), a odeslání e-mailu zákazníkovi podle šablony navázané na stav. Akce mohou být nakonfigurovány různě pro jednotlivé skupiny objednávek, takže rezervační systém se chová jinak než klasický e-shop, i když běží nad stejnou organizací.
Skupiny objednávek
Skupina objednávek je logický kontejner, který seskupuje objednávky jednoho typu činnosti. Typickým dělením je například „E-shop", „Rezervace" a „Předplatné". Skupiny existují, protože v praxi běžně nefunguje jeden univerzální průtok objednávek — rezervace potřebuje jiné stavy a jiné notifikace než prodej zboží.
Každá skupina má vlastní číselnou řadu (takže objednávka z e-shopu má jiný prefix než rezervace), vlastní seznam povolených stavů, vlastní sadu e-mailových šablon, vlastní splatnost a vlastního fakturanta, který je uveden jako vystavovatel dokladu. Při zakládání objednávky je nutné skupinu zvolit a tuto volbu už nelze měnit; objednávka tedy po celou dobu zůstává ve své skupině.
ℹ️ Informace: Pokud provozujete více projektů pod jednou organizací, skupiny objednávek vám umožní oddělit workflow a číselné řady, aniž byste museli zakládat novou organizaci. Faktury se přitom mohou vystavovat pod jedním subjektem, nebo pod různými — podle konfigurace fakturanta u jednotlivých skupin.
Detail objednávky
Kliknutím na řádek se otevře detail objednávky, který je rozdělen do záložek podle toho, co je v daný okamžik pro uživatele relevantní.
Záložka Přehled soustředí všechno potřebné pro samotné zpracování: položky s cenami, údaje o zákazníkovi, dodací a fakturační adresu, poznámky a odkaz na online platbu. Záložka Soubory obsahuje přílohy a dokumenty — faktury, dodací listy, potvrzení, které jsou buď automaticky vygenerované systémem, nebo nahrané ručně. V záložce Platby se zobrazují všechny online platby a bankovní transakce spojené s objednávkou, takže je patrný celý finanční tok. Opakované platby jsou záložkou, která se uplatní u předplatných a harmonogramů (viz dále). E-mailové notifikace ukazují historii všech zpráv odeslaných zákazníkovi, včetně toho, zda byly doručeny a otevřeny. Log je pak časová osa všech událostí: každá změna stavu, platba nebo automatická akce se zde zaznamená spolu s úrovní závažnosti (info, success, warning, error), což usnadňuje dohledání, proč se objednávka dostala do konkrétního stavu.
Položky objednávky lze v detailu libovolně přidávat, upravovat nebo odstraňovat; lze také stornovat jednotlivou položku, aniž by bylo dotčeno zbytek objednávky. Po každé změně se celková cena automaticky přepočítá, aby součty odpovídaly skutečnosti.
💡 Tip: Log objednávky může být u složitých případů rozsáhlý. Tlačítko Vysvětlit předá obsah logu AI asistentovi, který v jazyce administrace vygeneruje souvislý popis toho, co se s objednávkou dělo — vhodné pro rychlé shrnutí při reklamaci.
Storno objednávky
Storno je proces, který ruší objednávku nebo její část a zároveň řeší finanční vyrovnání. Systém rozlišuje mezi plným stornem (celá objednávka) a částečným stornem (jednotlivé položky). Stornované položky se nezapočítávají do ceny objednávky ani do prodejních statistik, ale zůstávají v objednávce viditelné jako historický záznam.
Způsob, jakým se vrací peníze, závisí na konfiguraci organizace. Výchozím nastavením je kredit — částka za stornované položky se zákazníkovi připíše jako interní kredit, který může použít pro další objednávky. Druhou možností je hotovost nebo bankovní převod, kdy systém automaticky vystaví dobropis (daňový doklad) a zaznamená požadavek na vrácení peněz; samotný převod peněz řeší obsluha mimo systém. Třetí volba, žádné vrácení, je určena pro situace, kdy z podmínek plyne, že zákazník na vrácení peněz nemá nárok (například storno po uplynutí odstupné lhůty u nevratných služeb).
⚠️ Upozornění: Storno lze provést i u nezaplacených objednávek — v takovém případě se vrací pouze již použité kredity. Plné storno navíc okamžitě vyprší platnost celé objednávky, takže její případný neuhrazený zbytek již zákazník nedoplní.
Opakované platby (předplatné)
U objednávek, které představují pravidelné placení (předplatné, splátkový kalendář, abonmá), lze nastavit harmonogram opakovaných plateb. Harmonogram definuje, kdy a kolik se má strhnout — systém poté v daných termínech automaticky inicioval strhnutí přes platební bránu, pokud ji bránu podporuje opakované platby.
Pro každou položku harmonogramu se zadává částka (první a poslední platba mohou mít odlišnou hodnotu, což se hodí například pro zvýhodněnou nultou platbu), cyklus (denní, týdenní, měsíční nebo roční) a perioda v rámci cyklu (například „každé 2 měsíce"). Konec harmonogramu se řeší buď pevným počtem opakování (například 12 měsíčních plateb), nebo pevným datem posledního strhnutí.
Jednotlivé plánované platby lze před jejich proběhnutím editovat nebo smazat — typicky když zákazník požádá o změnu výše platby. Každé úspěšné strhnutí vytvoří samostatnou podřízenou objednávku, která reprezentuje konkrétní zaplacené období a lze ji spravovat jako běžnou objednávku (včetně vystavení faktury).
Platby
Zaplacení objednávky může proběhnout několika cestami, které lze v rámci jedné objednávky i kombinovat. Online platba využije platební bránu nakonfigurovanou ve skupině objednávek (například Stripe, GoPay, Comgate); administrace vygeneruje platební odkaz, který zákazník dostane e-mailem nebo v detailu objednávky. Bankovní převod se páruje automaticky — když do systému dorazí bankovní transakce se shodným variabilním symbolem, objednávka se označí jako zaplacená a spustí se příslušné automatické akce. Kreditem zákazníka lze objednávku uhradit okamžitě, pokud má zákazník v systému dostatečný zůstatek. Poslední možností je ruční označení, kdy administrátor prohlásí objednávku za zaplacenou (například po platbě v hotovosti); toto označení lze i vrátit zpět, pokud dojde k omylu.
Statistiky
V horní části stránky se oprávněným uživatelům zobrazuje kompaktní souhrn obchodního výkonu za posledních 30 dní. Souhrn obsahuje celkový počet objednávek, přehled Top 5 zákazníků podle objemu (započítávají se pouze zaplacené objednávky od skutečných kontaktů, nikoliv testovacích účtů) a tržby rozdělené podle měn. Do tržeb se započítávají výhradně objednávky ve stavech „Zpracovává se" a „Dokončeno", takže nezaplacené či stornované objednávky statistiky nezkreslují. Pokud je v horní liště zvolen filtr konkrétní skupiny objednávek, souhrn se přepočítává pouze pro vybranou skupinu — to umožňuje srovnávat výkon e-shopu oproti rezervacím i bez opouštění stránky.