Faktury jsou oficiálním účetním dokladem každé objednávky — právě ony zajišťují, že obchodní případ má písemnou podobu, kterou lze předložit účetní, finančnímu úřadu či auditorovi. Modul /invoice proto slouží jako kompletní archiv a pracovní plocha pro všechny daňové doklady organizace: lze v něm faktury prohlížet, stahovat, opravovat, doplňovat poznámky i hromadně exportovat pro měsíční uzávěrku. Protože je modul těsně propojen s objednávkami, bankovními transakcemi a platebními bránami, většina faktur se vystavuje, páruje s platbami a uzavírá zcela automaticky, takže obsluha se zapojuje jen v netypických případech.
Přehled faktur
Tabulka zobrazuje na jednom místě všechny vystavené faktury organizace se základními údaji, které obvykle potřebujete vidět okamžitě. U každého řádku najdete číslo faktury odkazující na detail, číslo objednávky s přechodem na příslušný obchodní případ, celkovou cenu s měnou, barevně odlišený stav dokladu, příjemce i vystavitele (oba propojené přes kontakty), datum vystavení a datum splatnosti doplněné ikonou zaplacení. Tabulka se automaticky obnovuje každých 5 sekund, takže nové faktury i změny stavů se v přehledu objeví bez nutnosti ruční aktualizace.
Filtrování a vyhledávání
Při rostoucím počtu dokladů je potřeba seznam rychle zúžit, a proto je k dispozici více filtračních os, které lze kombinovat. Filtrovat lze podle stavu (otevřená, odeslaná, po splatnosti, zaplacená, stornovaná, nedobytná), typu dokladu (faktura, doklad, proforma, dílčí proforma, opravný daňový doklad, daňový doklad, finální faktura, dobropis), stavu úhrady (zaplacené versus nezaplacené), podle konkrétního zákazníka nebo podle období vystavení vymezeného dvěma daty. Plnotextové hledání pak pokrývá číslo faktury i e-mail a jméno zákazníka.
Stavy faktury
Každá faktura prochází pevně daným životním cyklem, jehož aktuální fázi signalizuje barevný štítek ve sloupci Stav i v detailu dokladu. Stavů je šest a pokrývají celý tok od vystavení až po případné označení pohledávky jako nedobytné.
| Stav | Význam |
|---|---|
| Otevřená | Faktura je vystavena, zatím neodeslána zákazníkovi. |
| Odeslaná | Faktura byla expedována zákazníkovi a čeká na úhradu. |
| Po splatnosti | Uplynulo datum splatnosti a faktura stále nebyla uhrazena. |
| Zaplacená | Úhrada byla spárována nebo ručně potvrzena, doklad je uzavřen. |
| Stornovaná | Faktura byla zrušena opravným dokladem nebo administrativně. |
| Nedobytná | Pohledávka byla označena jako nevymahatelná. |
ℹ️ Přechod do stavu Po splatnosti probíhá automaticky na základě data splatnosti — není třeba žádný manuální zásah a stav se přepočítává průběžně podle aktuálního kalendáře.
Životní cyklus faktury
Životní cyklus začíná vystavením dokladu, které se zpravidla odehraje automaticky z objednávky, ale lze jej spustit i ručně. Po vystavení následuje odeslání zákazníkovi (e-mailem nebo stažením PDF) a běh splatnosti, která je ve výchozím nastavení 14 dnů od vystavení; pokud v této lhůtě nepřijde úhrada, faktura se přesune do stavu Po splatnosti. Uhrazení se obvykle provede samo — buď automatickým spárováním s bankovní transakcí, nebo přes odpověď z platební brány — a teprve pokud tento mechanismus selže, je nutné fakturu ručně označit jako zaplacenou. Všechny doklady následně zůstávají trvale dostupné v přehledu a jsou součástí hromadných exportů, takže je archiv úplný i zpětně.
Automatické vystavování faktur
Systém rozlišuje několik typů dokladů, které se pro objednávku vystavují v různých momentech obchodního procesu — liší se tím, zda jde o zálohu, zúčtovací doklad, standardní fakturu nebo opravu. Díky tomu je účetní tok korektní i u složitějších případů s platbou předem či reklamací.
- Proforma (zálohová) faktura — vzniká ihned po přijetí objednávky s platbou bankovním převodem a slouží k identifikaci platby.
- Daňový doklad k platbě — vystavuje se, jakmile je přijata záloha u plátce DPH.
- Faktura / doklad — standardní účetní doklad vystavený při expedici nebo dokončení objednávky.
- Opravný daňový doklad (dobropis) — vzniká při vrácení zboží nebo reklamaci a automaticky odkazuje na původní doklad.
- Finální faktura — zúčtovací doklad uzavírající objednávku po úhradě všech záloh.
Pokud organizace není plátcem DPH, použijí se zjednodušené varianty dokladů bez vykazování daně.
💡 Pokud potřebujete vystavit doklad mimo standardní proces (například pro dodatečnou fakturaci služeb), lze fakturu založit ručně z detailu objednávky — výsledek je plnohodnotný a zapadá do stejné číselné řady jako automaticky vystavované doklady.
Detail faktury
Po kliknutí na fakturu se otevře detail, který je navržen jako kompletní pracovní prostředí pro jeden doklad. V horní části je náhled PDF s tlačítkem pro stažení a hlavičkový blok s číslem faktury, barevným štítkem stavu, typem dokladu a celkovou částkou; vedle něj je také tlačítko Označit jako zaplacenou pro případy, kdy je potřeba fakturu uzavřít ručně. Pod hlavičkou se nacházejí informační karty s datem vystavení, splatnosti a uskutečnění zdanitelného plnění, dále platební údaje (variabilní, konstantní a specifický symbol, IBAN, BIC, název banky a způsob úhrady) a identifikační údaje obou stran — dodavatele a odběratele s adresou, IČO a DIČ. Závěrečnou část tvoří tabulka položek s popisem, množstvím, jednotkou, jednotkovou cenou, sazbou DPH a celkovou částkou, doplněná o veřejnou a interní poznámku. Stav faktur je jak v přehledu, tak v detailu barevně odlišen pro rychlou orientaci.
Platební údaje
Platební údaje jsou u každé faktury vygenerovány automaticky z nastavení organizace a údajů zákazníka, takže je nemusíte ručně dopočítávat ani kopírovat. Variabilní symbol (VS) je hlavním identifikátorem platby, obvykle shodný s číslem faktury, a právě podle něj systém páruje příchozí bankovní transakce s fakturou. Konstantní symbol (KS) je doplňkovým identifikátorem — u obchodních faktur se zpravidla používá hodnota 0308. Specifický symbol (SS) slouží k volitelnému internímu upřesnění platby a IBAN i BIC představují mezinárodní formát čísla účtu a SWIFT kód banky příjemce, který je nezbytný pro zahraniční platby.
⚠️ Pokud zákazník platí ze zahraničí, vždy mu komunikujte IBAN a BIC. Bez nich nemusí jeho banka platbu vůbec odbavit a transakce se vrátí zpět na odesílatelský účet.
Jak funguje párování plateb
Systém rozeznává platby ve dvou paralelních kanálech, které spolu úzce spolupracují. Prvním z nich jsou bankovní transakce — při synchronizaci účtu přes modul /bank-transaction se každá nová transakce porovná s otevřenými objednávkami. Shoda je určena primárně podle variabilního symbolu a ověřena proti částce; pokud vše sedí, transakce se automaticky naváže na objednávku a související faktura se označí jako Zaplacená. Druhým kanálem jsou platby z brány — u online plateb (GoPay, Comgate, Stripe) se stav aktualizuje na základě odpovědi poskytovatele, a jakmile brána potvrdí úhradu, objednávka i faktura se uzavřou. Když systém nedokáže platbu jednoznačně přiřadit, zůstane transakce nepárovaná a čeká na ruční zásah v modulu bankovních transakcí.
ℹ️ Párování probíhá i zpětně — pokud je faktura vystavena až po přijetí platby, provede se spárování při nejbližší synchronizaci a není nutné cokoliv spouštět ručně.
Ruční označení faktury jako zaplacené
V některých situacích je potřeba uzavřít fakturu ručně — typicky když úhrada proběhla v hotovosti nebo kartou na pobočce, platba přišla ze zahraničního účtu, který není zapojen v synchronizaci, nebo zákazník uvedl chybný variabilní symbol a automatické párování proto selhalo. V detailu faktury v takovém případě klikněte na tlačítko Označit jako zaplacenou, zvolte datum platby (nebo ponechejte dnešní datum) a potvrďte. Faktura přejde do stavu Zaplacená a datum úhrady se zapíše do jejích informačních karet.
⚠️ Ruční označení nelze vzít zpět pouhým kliknutím. Pokud jste se spletli, musíte stav vrátit v rozbalovací nabídce stavu dokladu, aby se případná chyba nepropsala do dalších navazujících procesů.
Editace poznámek
Na kartě faktury lze kdykoliv doplnit dvě poznámky, z nichž každá slouží odlišnému účelu. Veřejná poznámka se zobrazí přímo na tištěné nebo odeslané faktuře a používá se pro poděkování, údaje o projektu či dodací podmínky — tedy pro text, který má zákazník vidět. Interní poznámka je naopak viditelná pouze pro tým v administraci a hodí se pro interní komentáře, schválení nebo odkazy na dřívější komunikaci. Obě poznámky lze libovolně upravovat i po vystavení dokladu.
Export faktur
Tlačítko Export v pravém horním rohu otevře dialog s přednastavenými rozsahy dat (Dnes, Včera, Poslední týden, Poslední měsíc atd.) pro hromadné stažení faktur. K dispozici jsou dva formáty: CSV je tabulka s metadaty (číslo, stav, částky, zákazník, data) vhodná pro účetní programy, zatímco ZIP je archiv PDF souborů všech faktur v daném období společně s manifestem obsahu.
💡 Export je ideální nástroj pro měsíční uzávěrky — stačí zvolit Poslední měsíc a předat archiv účetní, aniž byste museli faktury stahovat po jedné.
Doporučené postupy
Pravidelná kontrola faktur v režimu Po splatnosti je nejúčinnější obranou proti tomu, aby se z nesplacených pohledávek stávaly obtížně vymahatelné dluhy — upomínku je vhodné poslat co nejdříve po překročení splatnosti, dokud si zákazník objednávku dobře pamatuje. Před ručním označením faktury jako zaplacené se vždy přesvědčte, že platba není již spárovaná přes bankovní modul, protože byste tím mohli vytvořit duplicitu v evidenci. Ke každé ručně vystavené faktuře doplňte interní poznámku s důvodem vystavení — pomůže to při pozdější kontrole účetní i vašim kolegům. Pro roční uzávěrku pak využijte export ve formátu ZIP, který obsahuje i manifest a lze jej předat účetní bez jakéhokoli dalšího zpracování.