Smlouvy

Smlouvy jsou formálním záznamem dohod, které organizace uzavírá s jinými stranami — se zaměstnanci, klienty, dodavateli a obchodními partnery. Modul /contract tuto oblast sjednocuje: poskytuje jedno centrální místo, kde lze smlouvu sepsat, zkontrolovat, finalizovat do neměnného PDF, sledovat její platnost a po jejím skončení převést do archivu. Tím se eliminuje roztříštěné ukládání dokumentů napříč e-maily a sdílenými disky a každá dohoda má jasnou historii od návrhu po podpis.Modul zvládá jak standardní dokumenty (pracovní smlouvy, smlouvy o mlčenlivosti, servisní smlouvy, dodavatelské smlouvy), tak i jednorázové právní texty na míru. Integrace s adresářem kontaktů zajišťuje, že identita smluvních stran je vždy aktuální a konzistentní s ostatními moduly systému.

Přehled smluv

Hlavní stránka zobrazuje přehlednou tabulku smluv organizace. Cílem je na první pohled odhalit, které dohody čekají na revizi, které právě probíhají podpisem a které se blíží datu vypršení platnosti. Sloupce jsou zvoleny tak, aby poskytovaly informace o stavu dohody, aniž by bylo nutné otevírat detailní zobrazení.

• Název smlouvy — proklikávací odkaz na detail, sloužící jako hlavní identifikátor dohody v každodenní komunikaci.
• Stav — barevné označení fáze životního cyklu smlouvy (návrh, čeká na revizi, schváleno, podepsáno, aktivní, vypršela, zrušeno, archivováno).
• Počet stran — kolik entit (fyzických nebo právnických osob) dohoda zavazuje; pro vícestranné smlouvy je to klíčová informace.
• PDF — indikátor dostupnosti finálního PDF dokumentu, připraveného k podpisu nebo archivaci.
• Platnost od / do — smluvně dohodnuté období, po které dohoda vyvolává účinky.
• Datum poslední změny — pro rychlou orientaci, která smlouva byla nedávno změněna.

Tabulka se automaticky obnovuje každých 5 sekund, takže aktuální stav revizí a podpisů je viditelný v reálném čase bez nutnosti manuálního obnovení.

Filtrování

Nad seznamem lze smlouvy zúžit filtrem podle stavu, který rychle oddělí aktivní dohody od archivovaných, a fulltextovým vyhledáváním v názvu, což je užitečné při hledání konkrétní smlouvy mezi stovkami záznamů.

Životní cyklus smlouvy

Smlouva v systému není statický dokument, ale proces. Každá fáze určuje, jaké operace jsou povoleny — návrh lze volně upravovat, schválenou smlouvu nikoli. Přechody mezi stavy jsou záměrně navrženy jako jednosměrné, aby se předešlo chybám a udržela se auditní stopa.

• Návrh (draft) — pracovní verze, kterou lze volně upravovat; je to výchozí stav každé nově vytvořené smlouvy.
• Čeká na revizi (pending_review) — dokument byl odeslán k připomínkám a úpravy jsou obecně pozastaveny, aby se zabránilo ztrátě změn během revize.
• Schváleno (approved) — smlouva byla schválena a finalizována do PDF, obsah je nyní uzamčen proti dalším úpravám.
• Podepsáno (signed) — všechny strany podepsaly smlouvu a systém zaznamenal datum podpisu.
• Aktivní (active) — smlouva je v období své platnosti a právně vyvolává účinky.
• Vypršela (expired) — dohodnuté datum platnosti uplynulo; obsah zůstává k dispozici pro audit, ale dohoda již není účinná.
• Zrušeno (cancelled) — dohoda byla ukončena před svým splněním, například vzájemnou dohodou o ukončení.
• Archivováno (archived) — historický dokument přesunutý do archivu; nemění se a není zahrnut do aktivních přehledů.

ℹ️ Přechody mezi stavy se řídí pevnými pravidly — smlouvu ve stavu Schváleno nelze vrátit zpět do Návrhu. Přechod do vyššího stavu je nevratný, což je záměrné a slouží k ochraně autentičnosti dokumentu.

Vytvoření nové smlouvy

Tlačítko Vytvořit v pravém horním rohu otevírá průvodce nabízející dvě cesty. První vede přes šablonu — obsah je předvyplněn z jedné z připravených vzorů, což je nejrychlejší cesta pro standardní dokumenty. Druhá cesta je prázdný dokument, kde začínáte s prázdným markdown editorem a píšete text od začátku.Následný formulář se ptá na název smlouvy, jazyk dokumentu (např. cs, en, de — podle kterého se formátují data a texty v PDF), obsah v markdown editoru, výběr smluvních stran z adresáře a volitelně dobu platnosti. Vydávající organizace je automaticky přidána ke smlouvě jako vydavatel (issuer), ostatní kontakty vstupují jako smluvní strany (party).

💡 Tip: Pokud opakovaně vytváříte podobný typ smlouvy, vyplatí se jednou nastavit šablonu — ušetří vám to desítky minut kopírování a úprav u každé další smlouvy.

Šablony

Šablony jsou opakovaně použitelné vzory, které řeší největší slabost ručně psaných smluv: náchylnost k překlepům a nekonzistentnost v právních formulacích. Jsou vhodné pro standardní dokumenty, jako jsou pracovní smlouvy, dohody o mlčenlivosti nebo objednávkové formuláře, kde se mění jen několik detailů napříč stovkami případů.Každá šablona má název, krátký popis svého účelu, kategorizaci (např. Pracovní smlouvy nebo Obchodní podmínky), jazyk, samotný obsah ve formátu markdown a příznak, zda je aktivní. Neaktivní šablony nejsou nabízeny ve výběru při vytváření nové smlouvy, ale zůstávají v systému pro případnou reaktivaci. Správa šablon probíhá v samostatné sekci přístupné z odkazu v pravém horním rohu přehledu smluv.

⚠️ Úpravy obsahu šablony neovlivňují smlouvy, které již z ní byly vytvořeny. Šablona je do smlouvy zkopírována pouze v okamžiku jejího vytvoření — pozdější změny šablony se do existujících smluv nepromítají.

Detail smlouvy

Kliknutím na název se otevře detailní zobrazení, rozdělené do logických sekcí, které odpovídají různým fázím práce se smlouvou — psaní textu, správa stran a sledování platnosti.

Obsah smlouvy

Hlavní editor zobrazuje text smlouvy ve formátu markdown, který umožňuje psaní formátovaného textu (nadpisy, odstavce, seznamy, tabulky) bez znalosti HTML nebo TeX. V režimu návrhu lze text volně upravovat a experimentovat s formulacemi. V režimu čeká na revizi je prostor hlavně pro připomínky revizních stran. Po finalizaci je obsah uzamčen a slouží výhradně k četbě — to je záměrné, neboť podepsaná smlouva musí zůstat nezměnitelná.

Smluvní strany

Tato sekce eviduje všechny kontakty připojené ke smlouvě s přiřazenou rolí. Dostupné role jsou vydavatel, smluvní strana, svědek a ručitel, pokrývající běžné právní konstelace včetně vícestranných dohod. Pro každou stranu je viditelný název, e-mail a případně název společnosti pro právnické osoby. Počet stran není omezen, takže lze bez problémů vytvářet vícestranná memoranda nebo konsorciální dohody.

ℹ️ Organizace uživatele je automaticky přidána ke smlouvě jako vydavatel a tuto stranu nelze z dohody odebrat — je to základní designový prvek, který definuje, kdo smlouvu vydal.

Platnost

Doba platnosti je vyjádřena dvojicí dat: Platnost od označuje, kdy smlouva začíná nabývat účinnosti, Platnost do datum jejího vypršení (pro bezčasové dohody zůstává prázdné). Datum podpisu je automaticky zaznamenáno po finalizaci a slouží jako důkaz okamžiku uzavření dohody.

Revize a úpravy

Dokud je smlouva ve stavu Návrh nebo Čeká na revizi, lze měnit její název, obsah, jazyk, dobu platnosti a seznam smluvních stran. Všechny změny se ukládají tlačítkem Uložit a zaznamenávají se do auditního protokolu, takže je později možné sledovat, kdo co a kdy upravil.

⚠️ Jakmile je smlouva finalizována do PDF přechodem do stavu Schváleno, úprava obsahu již není možná — bez výjimky. Pokud je nutné opravit finální dokument (např. kvůli chybě v numerických datech), musí být vytvořena nová smlouva a původní zrušena; tím se zachovává integrita podepsaných dokumentů.

Náhled a generování PDF

Při práci s návrhem systém nabízí dvě tlačítka, která se starají o revizi a finalizaci dokumentu. Náhled PDF vygeneruje aktuální verzi smlouvy do PDF a zobrazí ji přímo v prohlížeči. Náhled je uložen pouze dočasně a slouží ke kontrole formátování před skutečným dokončením. Finalizovat převede smlouvu do stavu Schváleno, uloží PDF do centrálního úložiště a zaznamená datum podpisu. Tato operace je nevratná.Vygenerovaný dokument obsahuje záhlaví s názvem smlouvy, souhrn smluvních stran s jejich rolí, jménem, e-mailem a případně názvem společnosti, tělo smlouvy převedené z markdownu do formátovaného textu, dobu platnosti, datum podpisu a identifikátor smlouvy v zápatí.

💡 Tip: Pro tisk na papír použijte standardní funkci prohlížeče (Cmd+P / Ctrl+P). Rozměry PDF jsou optimalizovány pro formát A4.

Kontextové menu

Kontextové menu na každém řádku nabízí akci Smazat, která odstraní smlouvu z přehledů. Jedná se o tzv. soft delete — smlouva je označena jako smazaná a vyloučena z běžných seznamů, ale fyzicky zůstává v databázi pro účely auditu.

Tipy pro každodenní práci

• Při opakované práci se standardními dokumenty vytvořte šablonu; ušetřený čas pro každou novou smlouvu činí desítky minut.
• Finalizujte až po dohodě všech stran — dokud je smlouva ve stavu Návrh, lze ji volně upravovat, ale po finalizaci již ne.
• U dlouhodobých dohod vyplňte Platnost do, systém vás totiž upozorní na blížící se vypršení platnosti a dá vám čas na přípravu obnovy.
• Staré smlouvy nemažte, ale archivujte je — zůstanou k dispozici pro audit, ale nebudou zbytečně zaplňovat hlavní přehled.