Šablony e-mailů

Stránka /emailer-template slouží ke správě e-mailových šablon, které systém používá pro automatické rozesílání zpráv. Typickými příklady jsou potvrzení objednávky, reset hesla, uvítací e-mail pro nového zákazníka nebo upozornění na změnu stavu reklamace.Šablona definuje předmět a obsah konkrétní události v konkrétním jazyce. V kombinaci s E-mailovými rozvrženími (společný layout s logem a patičkou) vznikne výsledná zpráva, která je následně odeslána prostřednictvím E-maileru.

Přehled šablon

Tabulka obsahuje následující sloupce:

• Název a Popis — lidsky čitelný název šablony (např. "Potvrzení objednávky"), doplněný o předmět e-mailu, který uvidí příjemce.
• Typ — interní kód události, pro kterou je šablona určena (např. order-confirmation, contact-reset-password).
• Jazyk — jazyková varianta (CZ, SK, EN, DE atd.).
• Aktivní — zelená ikona znamená, že je šablona v provozu; šedá značí, že je deaktivovaná.
• Platnost od / Platnost do — časové omezení, které udává, kdy je šablona platná (např. sezónní nabídka, dočasná verze textu).
• Datum změny — kdy byla šablona naposledy upravena.

Jak systém vybírá šablonu

Při odesílání transakční nebo notifikační zprávy systém vyhledává šablonu v následujícím pořadí:

1. Podle typu události — např. nová objednávka → vyhledává typ order-confirmation.
2. Podle jazyka příjemce — má přednost šablona v jazyce zákazníka; pokud není k dispozici, použije se první dostupná jiná jazyková varianta.
3. Podle varianty — některé typy mají více variant (např. notifikace stavu objednávky pro různé stavové kódy). Pokud je varianta specifikována, použije se přednostně.
4. Pouze aktivní šablony — deaktivované šablony se nikdy nepoužívají.
5. Výchozí šablona — pokud organizace nemá vlastní, použije se výchozí systémová šablona pro daný jazyk.

ℹ️ Díky tomuto řetězci můžete bezpečně přepínat mezi starými a novými verzemi šablony pomocí příznaku Aktivní nebo Platnost od/do, aniž by hrozilo riziko, že zpráva zůstane bez obsahu.

Platnost a aktivace

Šablona má dvě nezávislé úrovně řízení, kdy je v provozu:

• Příznak Aktivní — jednoduchý manuální přepínač. Neaktivní šablona je vždy přeskočena.
• Platnost od / Platnost do — časové okno. Šablona se automaticky stane platnou v určený den a poté vyprší. To umožňuje připravit změny předem (např. nový text na Vánoce).

Obě úrovně lze kombinovat: šablona musí být aktivní a v rámci platného časového okna.

💡 Pro plánované texty kampaní doporučujeme vždy nastavit Platnost do — zabráníte tak nechtěnému odesílání zastaralého obsahu.

Jazykové mutace

Jedna událost (typ) může mít libovolný počet jazykových mutací. Systém automaticky vybere tu, která odpovídá jazyku příjemce:

• Pokud má zákazník v profilu nastavenou češtinu, použije se varianta CZ.
• Pokud v daném jazyce šablona neexistuje, nabídne se jakákoli jiná aktivní verze.
• Pokud není k dispozici žádná varianta, použije se výchozí systémová šablona.

⚠️ Vždy zajistěte, aby byla aktivní alespoň jedna jazyková mutace. Jinak systém použije obecný výchozí text, který nemusí vyhovovat vaší značce.

Proměnné

Obsah šablony je tvořen pomocí proměnných uzavřených do dvojitých složených závorek, jako jsou {{customerName}} nebo {{order.number}}. Systém tyto zástupné symboly při odesílání nahrazuje skutečnými hodnotami z databáze.Dostupné proměnné se liší podle typu šablony — pro objednávku jsou to čísla položek, adresy a celkové částky; pro reset hesla je to odkaz s jednorázovým tokenem. Seznam všech proměnných pro aktuální typ šablony se zobrazuje přímo v editoru, včetně příkladových hodnot.

Validace proměnných

Před odesláním systém kontroluje:

• zda jsou všechny použité proměnné definovány pro daný typ šablony,
• zda existují data, která se mají substituovat (pokud chybí, šablona se pokusí načíst výchozí hodnotu),
• formát dat, částek a čísel (automatické lokalizované zobrazení).

Nerozpoznaná proměnná zůstane v textu doslova — to je záměrné pro snadné odhalení překlepu. V takovém případě zpráva obdrží stav chyba přípravy a nebude odeslána.

Vytvoření nové šablony

Tlačítko Přidat v pravém horním rohu otevře formulář pro vytvoření nové šablony:

1. Typ události — výběr z katalogu podporovaných typů (potvrzení objednávky, reset hesla, onboarding newsletteru atd.).
2. Unikátní kód šablony — např. order-confirmed-v2. Slouží jako interní identifikátor pro další úpravy a propojení.
3. Varianta (volitelné) — přípona pro rozlišení více šablon stejného typu (např. podle skupiny objednávek).
4. Název — lidsky čitelný štítek zobrazený v administraci.
5. Předmět — výchozí text předmětu e-mailu. Může obsahovat proměnné.
6. Jazyk — primární lokalizace šablony.

Volitelně, při vytváření, může být šablona okamžitě přiřazena k skupině objednávek a stavu (například "Potvrzení — VIP skupina — stav ZAPLACENO"). Tím se automaticky aktivuje pro příslušný scénář.

Detail a úprava šablony

Kliknutím na řádek se otevře editor:

• Předmět — jednořádkový text, může obsahovat proměnné.
• Obsah — HTML editor s podporou formátování, obrázků a vložených proměnných. Náhled ukazuje, jak bude zpráva vypadat po zabalení do layoutu organizace.
• Typ a varianta — základní identifikace.
• Jazyk a platnost — kdy a komu je šablona určena.
• Aktivní — okamžité povolení nebo zakázání.

Tlačítko Odeslat testovací e-mail odešle zprávu aktuálně přihlášenému uživateli s nahrazenými testovacími hodnotami. Použijte jej před jakoukoli důležitou změnou k ověření vzhledu a funkčnosti odkazů.

Filtrování

V horním panelu lze šablony filtrovat podle:

• Typu události
• Jazyka
• Stavu aktivity

💡 Pokud potřebujete rychle najít šablonu, která má být použita pro konkrétní akci, filtrujte podle typu. Výsledkem je kompletní seznam variant, včetně platnosti, a můžete tak rychle identifikovat "aktivního vítěze" pro daný jazyk.

Správa většího počtu šablon

Ve větších organizacích (desítky šablon) se osvědčila následující disciplína:

• Pojmenovávejte šablony s verzemi (např. -v1, -v2) a spíše starší verze deaktivujte, než je mažete. Historie odeslaných zpráv tak zůstává dohledatelná.
• Udržujte konzistentní tón předmětu napříč jazyky.
• Přílohy (např. všeobecné obchodní podmínky jako PDF) by měly být přímo propojeny se šablonou; systém je pak automaticky přiloží ke každé odeslané zprávě.
• Každou změnu otestujte pomocí Odeslat testovací e-mail před aktivací.