Kontakty jsou jádrem každé zákaznicky orientované organizace — představují jednotnou evidenci všech osob a firem, se kterými komunikujete nebo obchodujete. Modul /contact proto sdružuje registrované účty, hosty vzniklé při jednorázových objednávkách, firemní partnery, testovací účty i archivované záznamy do jediného přehledu, na který navazují objednávky, reklamace, newslettery, kredit i historie e-mailové komunikace. Díky tomu není kontakt jen řádkem v databázi, ale živým profilem, v němž se sbíhá celý zákaznický vztah.
Přehled kontaktů
Hlavní stránka je postavena jako pracovní nástroj pro denní správu zákaznické základny. Tabulka proto v každém řádku ukazuje nejen identifikaci osoby, ale také obchodní kontext — kolik peněz už zákazník utratil, jaké je jeho skóre spolehlivosti a kdy byl v systému naposledy aktivní. Tyto informace umožňují rychle rozlišit klíčového klienta od jednorázového hosta bez nutnosti otevírat detail.
Jednotlivé sloupce sdělují:
- Jméno — plné jméno osoby, případně název firmy.
- E-mail — primární adresa pro přihlášení i veškerou komunikaci.
- Telefon — formátovaný podle národních pravidel pro snadnou čitelnost.
- Kredit — aktuální zůstatek vedený paralelně v kreditech i v peněžní hodnotě.
- Skóre důvěryhodnosti — automaticky vypočtené hodnocení kvality zákazníka v rozsahu 0 až 100.
- Datum registrace — okamžik, kdy kontakt v systému vznikl.
- Newsletter — aktuální stav přihlášky k odběru (schválen, čekání, zrušeno nebo ignorováno).
- Tržby — celoživotní útrata z uhrazených objednávek.
- Počet objednávek — součet nových, rozpracovaných, zaplacených a dokončených případů.
- Refundy — souhrnná hodnota vrácených nebo stornovaných položek.
- Poslední aktivita — čas posledního přihlášení nebo významné akce.
Tabulka se automaticky obnovuje každých 5 sekund, takže odráží stav co nejblíže reálnému času. Na mobilních zařízeních se přepíná na zhuštěný náhled, který ponechává jen nejdůležitější údaje.
Filtrování a hledání
Protože zákaznická databáze typicky roste do tisíců záznamů, je seznam vybaven kombinací filtrů, které lze vrstvit — každý zvolený filtr výběr dále zužuje. Díky tomu lze během okamžiku izolovat například „VIP zákazníky z Česka s kladným kreditem přihlášené k newsletteru".
K dispozici jsou tyto filtrační osy:
- Registrovaný / host — registrovaný kontakt má nastavené heslo a vlastní účet, zatímco host vznikl bez registrace.
- Prémiová verze — označení VIP zákazníků se zvláštními podmínkami.
- Blokace — zákaz přístupu do uživatelského portálu.
- Testovací účet — neprodukční kontakty vyloučené z obchodních přehledů.
- Stav kreditu — kladný zůstatek, nula, případně dluh.
- Přihlášení k newsletteru — filtr podle stavu odběru.
- Datum registrace a poslední aktivity — libovolný časový rozsah.
- Jazyková mutace — CZ, SK, EN a další jazyky komunikace.
Fulltextové hledání pokrývá jméno, e-mail, telefon i název firmy a ignoruje diakritiku i velikost písmen, takže „Novak", „novák" i „NOVÁK" vrátí stejný výsledek.
💡 Kontakty lze navíc seskupovat do vlastních tagů („VIP", „Velkoobchod", „Ambasadoři"). Filtr přijímá více skupin najednou; speciální hodnota „Bez tagů" najde kontakty bez jakéhokoli označení.
Jak funguje skóre důvěryhodnosti
Skóre důvěryhodnosti je celé číslo v rozsahu 0 až 100, které systém kontinuálně přepočítává z chování zákazníka. Vyjadřuje, jak spolehlivý obchodní partner daný kontakt je — vyšší hodnota znamená lepšího zákazníka. Skóre nelze upravit ručně; jde o odvozenou metriku, která má sloužit jako objektivní podklad pro rozhodnutí typu „komu nabídnout zvýhodněnou platbu na fakturu".
Do výpočtu vstupuje kombinace faktorů:
- Stáří účtu — účty starší než rok získávají 20 bodů, starší než půl roku 10 bodů, novější 5 bodů.
- Poměr uhrazených objednávek — zákazník platící více než 90 % objednávek získá bonus 20 bodů; dlouhodobě nízká platební morálka pod 50 % znamená srážku 10 bodů.
- Kredit — kladný zůstatek přičítá 10 bodů, záporný zůstatek odebírá 5 bodů.
- Prémiový status — VIP zákazníci mají bonus 10 bodů.
- Registrace — kontakt s vlastním účtem získává 5 bodů navíc oproti hostovi.
- Stornované objednávky — více než 5 storn znamená srážku 15 bodů, mezi 3 a 5 storny srážku 5 bodů.
ℹ️ Blokovaný kontakt má skóre nastaveno na hodnotu −1 a je automaticky vyloučen ze všech přehledů a výběrových kampaní.
Registrovaný kontakt vs. host
V systému žijí vedle sebe dva typy kontaktů, které se liší hloubkou zákaznického vztahu. Registrovaný kontakt má nastavené heslo, samostatný profil a přístup do uživatelského portálu, kde si může prohlížet historii objednávek a spravovat své údaje; za registraci navíc získává 5 bodů ke skóre. Host (anonymní zákazník) naopak vzniká automaticky při první objednávce bez registrace — do portálu se nedostane, ale historii mu systém stejně párování podle e-mailové adresy. Host se může kdykoli proměnit v registrovaný účet pouhým nastavením hesla, aniž by o cokoli z dosavadní historie přišel.
💡 Pokud vznikne duplicitní kontakt (například ručně založený v administraci a zároveň automaticky z objednávky), lze oba záznamy sloučit akcí Sloučit zákazníky — objednávky, kredit i veškerá historie přejdou na hlavní účet.
Blokace a testovací účty
Blokace slouží jako ostré opatření proti problematickým zákazníkům. Zakáže kontaktu přístup do portálu, zablokuje mu newsletter i zasílání automatických zpráv a při aktivaci lze zadat důvod, který zůstane v auditním záznamu. Akce je plně vratná — blokaci lze kdykoli zrušit. Testovací účet je oproti tomu čistě administrativní příznak pro interní QA a integrační testy; takový kontakt je automaticky skrytý v reportech, kampaních i statistikách, takže netvoří šum v obchodních datech.
⚠️ Blokace se projeví okamžitě. Pokud má zákazník otevřené přihlášení v mobilu či prohlížeči, lze ho navíc vynuceně odhlásit akcí Zneplatnit relace — musí se pak přihlásit znovu, což se mu už samozřejmě nepodaří.
Kredit
Kredit je interní platební prostředek, kterým lze u zákazníka držet předplacené prostředky, bonusy za loajalitu, dobropisy nebo dárkové vouchery. V systému je veden ve dvou paralelních hodnotách: jako počet kreditů (celé kladné nebo záporné číslo) a jako peněžní ekvivalent v měně organizace, který slouží pro účetní přehledy. Díky tomuto dvojímu vedení lze v účetnictví zobrazit skutečnou hodnotu závazku vůči zákazníkovi, i když se kredity samy používají jako univerzální jednotka.
V detailu kontaktu je k dispozici:
- Aktuální zůstatek — okamžitý stav počtu kreditů i peněžní hodnoty.
- Historie transakcí — seřazená od nejnovější, s autorem a důvodem změny.
- Vazba na objednávku — u každé transakce je jasné, ve které objednávce byl kredit použit nebo vygenerován.
- Volitelná platnost — kredit může mít datum expirace, po kterém se nevyčerpaný zůstatek odepisuje.
Ruční přidání kreditu provádí obsluha přes akci Přidat kredit v detailu. Každý záznam obsahuje částku, popis, autora změny a je uložen do auditního protokolu.
ℹ️ Pro platbu objednávky systém vždy používá poměr 1 kredit = 1 jednotka měny. Peněžní hodnota je pouze účetní evidencí a může se od počtu kreditů lišit — například u dárkových voucherů, které měly nulovou pořizovací cenu.
Měsíční limity čerpání
Každý kontakt má dva nezávislé limity pro maximální čerpání kreditu v kalendářním měsíci, které umožňují předejít nekontrolovanému vyčerpání zůstatku. Měkký limit při překročení zobrazí obsluze varování, ale transakci nezablokuje, zatímco tvrdý limit další čerpání rovnou zastaví a pro pokračování je nutné ruční schválení. Nulová hodnota v kterémkoli poli znamená, že daný limit není aktivní.
Historie objednávek
Každá objednávka se automaticky eviduje u kontaktu a tvoří základ pro analytiku — tržby, počet objednávek, refundy, první a poslední objednávku. Systém tato čísla materializuje do takzvaného čteného modelu, který se obnovuje při každé změně stavu objednávky. Díky tomu jsou přehledy tržeb a retence okamžitě k dispozici bez nutnosti opětovného počítání přes tisíce řádků.
Organizační hierarchie
Kontakty lze propojit vztahem nadřízený–podřízený a vytvořit tak organizační strom — typicky pro firemní zákazníky, kde existuje mateřská firma a její pobočky, nebo pro rodinné účty. Každý kontakt má nejvýše jednoho přímého nadřízeného a libovolný počet podřízených.
V detailu se hierarchie zobrazuje ve čtyřech úrovních:
- Nadřízený — přímý rodič v hierarchii, kliknutím se přejde na jeho profil.
- Podřízení — přímí potomci daného kontaktu.
- Kolegové — kontakty sdílející stejného nadřízeného.
- Organizační strom — vizualizace ve stylu Microsoft Teams s ancestory i celým podstromem.
Maximální hloubka stromu je 32 úrovní v každém směru a systém hlídá, aby nevznikl cyklus (rodič nemůže být zároveň potomkem svého potomka).
Vlastní pole (custom fields)
Každá organizace má svá specifika — někdo potřebuje evidovat velikost firmy, jiný IČO dodavatele nebo preferovanou velikost oblečení. Pro tyto případy lze k libovolnému kontaktu připojit vlastní pole typu text, číslo nebo výběr. Pole mohou být povinná, mohou mít nápovědu, zástupný text a regulární výraz pro validaci. Hodnoty se pak u kontaktů ukládají a zobrazují přímo v detailu vedle standardních údajů.
Proces hromadného importu
Hromadný import slouží k rychlému založení desítek až tisíců kontaktů — typicky po akci, veletrhu nebo při migraci ze starého systému. Průvodce vede obsluhu krok po kroku a zaručuje, že nevzniknou duplicity:
- Vložení dat — seznam e-mailů, případně i jmen, ručně nebo přes CSV.
- Parsování — systém automaticky rozdělí e-mail a jméno, očistí diakritiku a kapitalizuje křestní jméno i příjmení.
- Kontrola duplicit — porovnání s existujícími kontakty organizace; duplicitní e-maily se přeskakují.
- Náhled a potvrzení — obsluha vidí počet nových a přeskočených záznamů a může doplnit interní poznámku ke všem importovaným kontaktům.
- Dokončení — kontakty se založí s výchozím jazykem organizace a bez hesla, tedy jako hosté.
💡 Do interní poznámky při importu doporučujeme zapsat zdroj dat (například „Veletrh 2026-03") — později podle ní skupinu snadno dohledáte a můžete ji oslovit cílenou kampaní.
Relace, hesla a API klíče
Detail kontaktu obsahuje samostatnou sekci věnovanou bezpečnosti přihlášení. Obsluha zde vidí aktivní relace, může vynuceně odhlásit konkrétní zařízení, prohlédnout si protokol změn hesla a v případě potřeby vygenerovat reset. U technicky zaměřených kontaktů jsou navíc k dispozici API klíče a pracovní prostory (workspaces), barevně odlišené podle prostoru.
Konkrétně zde najdete:
- Relace — seznam přihlášených zařízení s možností vynuceného odhlášení.
- Protokol změny hesla — datumy všech změn hesla (nikoli hashe samotné).
- Reset hesla — vygeneruje jednorázový odkaz a zašle ho na e-mail kontaktu.
- API klíče a pracovní prostory — klíče pro technické integrace, barevně rozlišené podle prostoru.
Souhlasy (consents)
Systém odděleně eviduje souhlasy s odběrem newsletteru, marketingovou komunikací a zpracováním osobních údajů podle GDPR. Každá změna — tedy udělení nebo odvolání souhlasu — se ukládá s časovým razítkem, zdrojem (administrátor / web) a volitelnou poznámkou, takže je kdykoli doložitelné, kdy a jakým způsobem souhlas vznikl nebo zanikl.
Mazání s důvodem
Smazání kontaktu z kontextového menu řádku je takzvaně měkké — kontakt zůstane uložen, ale je skryt ze všech přehledů a nelze ho znovu použít pro přihlášení. Při mazání je vždy vyžadován důvod, který se uloží do auditního záznamu. Tento mechanismus chrání historii a umožňuje audit, kdo a proč kontakt odstranil.
⚠️ Kontakt nelze smazat opakovaně a obnovení smazaného záznamu již není dostupné v běžné administraci. Pokud potřebujete kontakt vrátit, obraťte se na technickou podporu.
Akce v řádku
Přímo z přehledu lze bez otevírání detailu provést několik operací, které šetří čas při rutinní práci. Kontextové menu řádku nabízí:
- Otevřít detail — kompletní profil zákazníka se všemi záložkami.
- Přidat kredit — rychlá úprava zůstatku s povinným uvedením důvodu.
- Blokovat / odblokovat — okamžitá změna přístupu do portálu.
- Zneplatnit relace — nucené odhlášení zákazníka ze všech zařízení.
- Smazat kontakt — měkké smazání s povinným důvodem.