Kalendář

Stránka /calendar slouží ke správě kalendářů a sledování dostupnosti v časových slotech. Umožňuje vytvořit libovolný počet kalendářů — například pro rezervace služeb, obsazení zdrojů, plánování směn, půjčovnu vybavení nebo termíny pronájmu. Každý kalendář má vlastní barvu, časové pásmo a nezávislý seznam událostí.

Modul podporuje jak interní plánování, tak veřejné rezervace — propojení s produktovým katalogem umožňuje prodávat časové sloty jako běžné zboží se slevami, kapacitou a platbou předem.

Přehled kalendářů

Seznam kalendářů zobrazuje:

• Název kalendáře s barevným indikátorem
• Časové pásmo (např. Europe/Prague)
• Dostupnost — živý indikátor stavu:
• Obsazeno do [datum/čas] — právě probíhající událost
• Volné do [datum/čas] — počátek nejbližší nadcházející události
• Bez aktivity (s pulzujícím znakem) — kalendář je prázdný nebo dlouho neaktivní
• Počet událostí — celkem s upozorněním na nadcházející
• Indikátor zámku — u kalendářů propojených s chytrým zámkem (IoT)
• Datum vytvoření

Seznam se automaticky obnovuje každých 15 sekund.

Zobrazení

V horní liště lze přepínat mezi zobrazeními:

• Report — grafický přehled vytížení, grafů a statistik
• Den — hodinový rozpis vybraného dne (výchozí při detailní práci s rezervacemi)
• Týden — pracovní plán od pondělí do neděle
• Měsíc — kalendářová mřížka s přehledem událostí
• Rok — celoroční náhled (12 miniatur měsíců)

💡 Pro běžné plánování doporučujeme Týden. Pro hledání volných termínů v delším horizontu použijte Měsíc.

Navigace v čase

• Předchozí / Další — posun o zvolené období (den, týden, měsíc, rok)
• Dnes — rychlý návrat k aktuálnímu dni
• Výběr měsíce a roku — rozbalovací seznam pro skok na konkrétní období
• Klávesové zkratky: ← / → pro posun, T pro „dnes"

Přidání nového kalendáře

Tlačítko Add Calendar otevře formulář s poli:

• Název kalendáře (povinný)
• Barva — hex kód pro odlišení v seznamech i v událostech (např. #FF5733)
• Časové pásmo — výchozí podle organizace (např. Europe/Prague)
• Popisky — veřejný popis (zobrazí se zákazníkům), interní poznámka (pouze pro členy týmu)

Po vytvoření se kalendář zobrazí v seznamu a je možné do něj přidávat události.

Detail kalendáře

Kliknutím na kalendář se otevře detailní zobrazení s přepínačem Report / Den / Týden / Měsíc / Rok. V levé části je vybrané období, v pravé postranní panel s detaily vybrané události.

Události

Události jsou základní jednotkou kalendáře — rezervace, schůzka, prohlídka, workshop nebo libovolný jiný termín.

Vytvoření události

Novou událost vytvoříte kliknutím do kalendářové mřížky nebo tlačítkem Nová událost. Formulář požaduje:

• Název a případně typ události
• Začátek a konec (datum + čas)
• Celodenní — přepínač, pokud událost nemá konkrétní čas
• Popis a agenda (rich text)
• Místo konání — buď odkaz na adresu z registru, nebo volný text
• Účastníci — e-maily a telefony osob zúčastněných na události
• Připomínky — relativní časy před začátkem (30m, 1h, 1d)
• URL — externí odkaz spojený s událostí (např. videokonference)

Typy událostí

Typ události je šablona, která urychluje zakládání opakujících se druhů schůzek. Typ obsahuje:

• Kód (např. workshop, consultation, delivery)
• Zobrazované jméno
• Barvu — odliší v kalendáři
• Propojení s produktem — umožňuje prodej rezervací zákazníkům s kapacitním omezením

ℹ️ Pokud je typ události propojen s produktem, kalendář zobrazí živé obsazení (např. 3 z 10 potvrzeno). Po dosažení limitu systém automaticky blokuje další rezervace.

Opakující se události

Pro pravidelné schůzky (např. týdenní porady) lze nastavit opakování pomocí pravidla RRULE (iCalendar standard):

• FREQ=DAILY — každý den
• FREQ=WEEKLY;BYDAY=MO,WE,FR — pondělí, středa, pátek
• FREQ=MONTHLY;BYMONTHDAY=15 — 15. dne každého měsíce

Všechny instance seriálu jsou propojené — z detailu jedné události se lze přepnout na ostatní. Zrušit lze jednu konkrétní událost nebo celou sérii.

Stavy a akce událostí

Každá událost má vlastnosti:

• Blokující (isBlocking) — rezervace zablokuje kalendářový slot, další konfliktní události nelze vytvořit
• Storno (isStorno) — událost byla zrušena. Zůstává pro audit, v kalendáři je přeškrtnutá.
• ICS export — každou událost lze stáhnout jako soubor .ics a importovat do Google Calendar, iCal nebo Outlook

Kontextové akce:

• Otevřít detail — kliknutím na událost v mřížce
• Zrušit událost — storno jedné instance
• Zrušit sérii — storno všech instancí opakované události
• Odemknout (IoT zámek) — pokud je kalendář propojen s chytrým zámkem, tlačítko otevře zámek během události

Časová pásma v kalendáři

Každý kalendář má přiřazené časové pásmo, které určuje, jak se události zobrazují a jak pracují pravidla jako „celý den" nebo „otevírací doby".

• Uložení v UTC — všechny časy jsou interně uchovávány v UTC
• Zobrazení v lokálním čase — klient automaticky převádí podle časového pásma kalendáře
• Respektování letního času — přechod SEČ / SELČ je ošetřen automaticky
• Události přes půlnoc — událost začínající v 23:00 a končící v 02:00 následujícího dne se zobrazí na obou dnech

⚠️ Pokud pracujete s pobočkami v různých časových pásmech, vytvořte pro každou pobočku samostatný kalendář s příslušným pásmem. Jinak může docházet ke zmatku při interpretaci času rezervace.

Uzamčené kalendáře

Některé kalendáře jsou uzamčené — to znamená, že k nim mají přístup pouze vybraní členové týmu s odpovídajícím oprávněním. Uzamčení se projeví:

• Ikonou zámku u názvu kalendáře v seznamu
• Skrytím kalendáře z neoprávněných uživatelů
• Kontrolou oprávnění při zobrazení detailu

Oprávnění se nastavují na úrovni člena a kalendáře. Správci organizace mají přístup ke všem kalendářům automaticky.

Živé obsazení a konflikty

Při vytváření nové události systém automaticky:

1. Zkontroluje konflikty s existujícími blokujícími událostmi
2. Upozorní na překryv v postranním panelu
3. Nabídne nejbližší volný termín (Scheduling Assistant)

💡 Funkce Scheduling Assistant je užitečná především při plánování schůzek s více účastníky. Systém prohledá jejich kalendáře a navrhne časy, kdy jsou všichni dostupní.

Nastavení kalendáře

V sekci Nastavení kalendáře lze upravit:

• Název, barvu, časové pásmo
• Veřejný popis — text zobrazovaný zákazníkům
• Interní popis — poznámka pouze pro tým
• Šablonu e-mailu — text odesílaný při potvrzení rezervace
• Výchozí místo konání — nová událost se předvyplní tímto místem
• Propojený produkt — prodejní produkt reprezentující sloty v kalendáři
• Uzávěrka online změn — do kdy může zákazník zrušit rezervaci
• Rezervační okno — od kdy / do kdy lze rezervovat dopředu
• Délka časového slotu — granularita rezervačního rastru (15 min, 30 min, 1 h)

Analytika kalendáře

Zobrazení Report nabízí rozsáhlou analytickou sadu:

• Teplotní mapa vytížení — den × hodina, ukazuje špičky
• Trend využití — vývoj za posledních 12 měsíců
• Top typy událostí — které typy dominují
• Obsazenost vs. docházka — kolik lidí skutečně přišlo
• Míra dokončení — kolik událostí proběhlo vs. bylo zrušeno
• Doba do naplnění — jak rychle se plní kapacita
• Předstih rezervací — jak dlouho dopředu zákazníci rezervují
• Rezervace na poslední chvíli — do 24 hodin před událostí
• Příjmy podle typu / hodiny — ekonomické vyhodnocení kalendáře
• Odhad ušlých příjmů — kolik peněz bylo ztraceno kvůli vyprodaným událostem
• Víkend vs. pracovní den — porovnání vytížení

ℹ️ Analytika je dostupná pouze u kalendářů s dostatečnou historií událostí (obvykle alespoň 30 dní provozu).

Připomínky a upozornění

Pro každou událost lze nastavit libovolný počet připomínek. Formát je relativní:

• 15m — 15 minut před začátkem
• 1h — 1 hodina před začátkem
• 1d — 1 den před začátkem

Připomínky se odesílají e-mailem a SMS (pokud je telefon účastníka vyplněn). Lze je kombinovat — například 1 den + 1 hodinu před událostí.

Další funkce

• Automatické obnovování živého stavu každých 15 sekund
• Respektování časových pásem včetně přechodu letního času a přes půlnoc
• Export ICS — stažení události ve formátu kompatibilním s Outlook, iCal, Google Calendar
• Propojení s IoT zámky — otevření dveří během události jedním kliknutím
• Prodej slotů jako produktů — propojení s produktovým katalogem
• Podpora více kalendářů — izolace rezervací pro různé zdroje nebo služby

Tipy pro každodenní práci

• Pro každý zdroj (osoba, místnost, vybavení) vytvořte samostatný kalendář. Zamezíte tak konfliktním rezervacím.
• Využívejte typy událostí — ušetříte čas při opakovaném zakládání podobných termínů.
• Pro veřejné rezervace propojte kalendář s produktem a nastavte rezervační okno.
• U dlouhodobých plánů prohlížejte Měsíc — snadno odhalíte překryvy i mezery v rozvrhu.
• Pro pravidelné schůzky používejte opakování — zadáte jednou a série se postará o zbytek.
• Kontrolujte analytiku v Reportu jednou týdně — odhalí nevyužité kapacity i špičky.