Bankovní transakce jsou základní vrstvou bezhotovostních příjmů organizace — bez jejich automatického stahování a párování s objednávkami by nebylo možné potvrzovat platby přicházející bankovním převodem a veškerou administrativu by bylo nutné provádět ručně. Modul /bank-transaction proto slouží ke správě propojených bankovních účtů a ke sledování jednotlivých pohybů, umožňuje automatické kategorizování transakcí podle přednastavených pravidel a zajišťuje spárování příchozích plateb s otevřenými objednávkami a fakturami. Díky němu se většina plateb uzavře sama, bez jediného kliknutí obsluhy, a modul je tak klíčovou součástí každého provozu, který přijímá platby na účet.
Přehled bankovních účtů
V horní části stránky se nachází seznam všech propojených bankovních účtů. Každý účet zobrazuje klíčové ukazatele — aktuální zůstatek, celkový počet transakcí, úspěšnost poslední synchronizace a datum posledního stažení pohybů — takže rychle poznáte, zda je vše v pořádku, nebo některý účet potřebuje pozornost. Kliknutím na konkrétní účet se transakce ve spodní části stránky vyfiltrují pouze pro tento účet.
U každého účtu máte k dispozici tři rychlé akce, které pokrývají běžnou údržbu:
- Info o účtu — otevře dialog s detaily, kam patří IBAN, BIC, aktuální zůstatek, příjmy a výdaje za posledních 30 dní, celkový počet transakcí a stav poslední synchronizace.
- Filtrovat transakce — kliknutím na ikonu filtru se tabulka omezí pouze na pohyby zvoleného účtu.
- Znovu synchronizovat — vyžádá okamžité stažení nových transakcí nad rámec automatického cyklu.
ℹ️ Pokud poslední synchronizace selhala, účet je označen červenou ikonou a v detailu uvidíte konkrétní chybovou zprávu, která obvykle napoví, zda je problém na straně tokenu, banky nebo sítě.
Přehled kategorií
Pod seznamem účtů se zobrazuje barevný pruh s proporcemi příjmů a výdajů podle jednotlivých kategorií. Šířka každého segmentu odpovídá součtu transakcí dané kategorie, takže na první pohled poznáte, kam peníze nejčastěji proudí a odkud přicházejí, aniž byste museli otevírat detailní grafy. Kategorie jsou předdefinovány (například tržby z e-shopu, bankovní poplatky, mzdy či služby) a každá má vlastní barvu. Pruh je rozdělen do dvou zón — zelená strana reprezentuje příjmy, červená výdaje.
💡 Najetím kurzoru nad kterýkoliv segment se zobrazí přesná částka a počet transakcí v dané kategorii, takže rychle získáte konkrétní čísla bez opouštění přehledu.
Jak systém přiřazuje kategorie
Každá transakce je po stažení z banky vyhodnocena podle sady pravidel a automaticky zařazena do jedné z kategorií. Pokud systém nenajde odpovídající shodu, zůstane transakce bez kategorie a čeká na ruční přiřazení nebo doplnění nového pravidla. Automatická klasifikace tak pokrývá typické a opakující se případy, zatímco netradiční pohyby si vyžádají lidské posouzení.
⚠️ Nekategorizované transakce pravidelně procházejte — chybějící kategorie zkreslují přehledy příjmů a výdajů a postupně znehodnocují užitečnost grafů pro řízení organizace.
Tabulka transakcí
Hlavní tabulka ukazuje každý pohyb na účtu s plnou sadou informací, takže můžete buď rychle skenovat seznam, nebo se probrat podrobnostmi konkrétní položky. Dostupné sloupce jsou:
- ID transakce — unikátní identifikátor, který lze zkopírovat pro dohledání v bance.
- Kategorie — barevný štítek automaticky přiřazené kategorie.
- Číslo objednávky — odkaz na detail objednávky, pokud byla platba spárována.
- Částka — zelená pro příjmy, červená pro výdaje.
- Variabilní / konstantní / specifický symbol a BIC — identifikátory platby.
- Datum transakce.
- Účet a banka příjemce, jméno příjemce.
- Typ transakce — například příchozí platba, odchozí platba, poplatek či úrok.
- Odesílatel.
- Poznámka / komentář z bankovního pohybu.
Transakce se automaticky obnovují každé 3 minuty, takže nové pohyby se v přehledu objeví bez nutnosti ruční aktualizace.
Synchronizace bankovních účtů
Synchronizace znamená stažení nejnovějších transakcí z bankovního API a jejich uložení do administrace. Probíhá automaticky na pozadí v pravidelných intervalech, ale můžete ji kdykoliv spustit i ručně — buď pro všechny účty najednou tlačítkem Synchronizovat vše v pravém horním rohu, nebo jednotlivě ikonkou v řádku konkrétního účtu. Celý proces má přitom jasně definované kroky.
Během synchronizace systém nejprve stáhne všechny nové transakce od posledního úspěšného stažení, uloží je do databáze a doplní jim kategorii podle pravidel. Následně se pokusí každou transakci spárovat s otevřenými objednávkami (viz následující sekce) a nakonec aktualizuje zůstatek a časovou značku poslední synchronizace. Tento proces běží v několika paralelních fázích, aby byl dopad na výkon minimální i u organizací s velkým objemem pohybů.
ℹ️ Pokud banka vrátí chybu (například vypršený token nebo překročený limit dotazů), systém ji zaznamená do logu a pokus o stažení bude opakován v následujícím cyklu, takže dočasné výpadky se obvykle vyřeší samy bez zásahu obsluhy.
Párování transakcí s objednávkami
Klíčovou funkcí modulu je automatické propojení bankovní transakce s objednávkou, protože právě toto spojení zajišťuje, aby se zaplacené objednávky uzavíraly bez lidského zásahu. Systém při párování postupuje ve čtyřech krocích: nejprve načte otevřené objednávky s neuhrazenou platbou (maximálně 90 dní staré), porovná variabilní symbol transakce s variabilním symbolem objednávky, ověří shodu částky (u víceměnových plateb s tolerancí kurzu) a pokud vše sedí, transakci přiřadí k objednávce, označí objednávku jako Zaplacenou a uzavře související fakturu.
Pokud variabilní symbol chybí nebo nesedí, systém se ještě pokusí prohledat text zprávy a komentář transakce, zda v něm není uvedeno číslo objednávky. U nejednoznačných případů zůstane transakce nepárovaná a čeká na ruční zásah.
💡 Pro spolehlivé párování vždy instruujte zákazníky, aby při platbě uvedli variabilní symbol — je to nejrychlejší způsob, jak zajistit automatické uzavření objednávky, a významně snižuje objem ruční práce při větším počtu příchozích plateb.
Typy bank a připojení účtu
Tlačítko Přidat token v pravém horním rohu otevře dialog pro připojení nového bankovního účtu. V aktuální verzi administrace je podporováno připojení přes Fio banku pomocí API tokenu, přičemž další banky (včetně napojení přes evropský standard PSD2) jsou v přípravě.
Fio banka — připojení přes API token
Připojení Fio banky probíhá ve čtyřech jednoduchých krocích. V internetovém bankovnictví Fio zvolíte Nastavení › API a vygenerujete nový API token s oprávněním pouze pro čtení. Token pak zkopírujete a vložíte do dialogu Přidat token v administraci. Po uložení systém token okamžitě ověří a provede první synchronizaci transakcí, takže hned uvidíte, zda spojení funguje správně.
⚠️ Token poskytuje přístup k historii vašich transakcí. Uchovávejte ho v bezpečí a v případě podezření na kompromitaci ho v bance okamžitě zrušte a vygenerujte nový — administrace změnu tokenu zvládne bez přerušení služby.
Připojení přes PSD2 / OAuth
U vybraných bank bude v budoucnu možné napojení přes evropský standard PSD2 s autorizací přes OAuth. Výhodou je, že nemusíte ručně generovat tokeny — přístup si potvrdíte přímo v internetovém bankovnictví a aktualizuje se automaticky. O dostupnosti pro konkrétní banky se informujte u podpory.
Ruční práce s transakcemi
I když je většina procesu automatická, některé situace vyžadují ruční zásah. Mezi nejčastější patří chybně spárovaná transakce, kterou je potřeba odpojit od objednávky a přiřadit jinou, transakce s neznámou kategorií, kdy je vhodné rovnou založit nové pravidlo pro budoucí pohyby, nebo vnitřní převod mezi vlastními účty organizace, který se musí označit tak, aby se nezapočítával do tržeb ani nákladů a nezkresloval tak hospodářský výsledek.
Doporučené postupy
Minimálně jednou týdně otevřete modul a zkontrolujte, zda všechny účty svítí zeleně — tedy zda poslední synchronizace byla úspěšná. Pravidelně procházejte také nepárované transakce, protože typicky jde o platby s chybným variabilním symbolem, které je potřeba přiřadit ručně, aby se objednávka mohla uzavřít. Při přidávání nového účtu vždy ověřte, že token má práva pouze pro čtení — tím zamezíte riziku neoprávněného pohybu prostředků i v případě jeho kompromitace. A konečně: kategorie transakcí průběžně doplňujte, protože výsledné grafy pak přesněji odrážejí skutečné finanční zdraví organizace a dávají spolehlivý podklad pro rozhodování.