Kalendář

Stránka /calendar slouží k správě kalendářů a sledování dostupnosti v časových slotech. Umožňuje vám vytvořit libovolný počet kalendářů – například pro rezervace služeb, obsazení zdrojů, plánování směn, pronájem vybavení nebo nájemní smlouvy. Každý kalendář má svou vlastní barvu, časové pásmo a nezávislý seznam událostí.Modul podporuje jak interní plánování, tak veřejné rezervace – integrace s katalogem produktů umožňuje prodávat časové sloty jako běžné zboží se slevami, kapacitou a platbou předem.

Přehled kalendářů

Seznam kalendářů zobrazuje:

• Název kalendáře s barevným indikátorem
• Time Zone (např. Europe/Prague)
• Dostupnost — indikátor aktuálního stavu:
  • Obsazeno do [datum/čas] — aktuálně probíhající událost
  • Volno do [datum/čas] — začátek nejbližší nadcházející události
  • Žádná aktivita (s pulzující ikonou) — kalendář je prázdný nebo dlouhodobě neaktivní
• Počet událostí — celkový, s upozorněním na nadcházející události
• Indikátor zámku — pro kalendáře propojené s chytrým zámkem (IoT)
• Datum vytvoření

Seznam se automaticky obnovuje každých 15 sekund.

Zobrazení

V horní liště můžete přepínat mezi zobrazeními:

• Report — grafický přehled využití, grafy a statistiky
• Den — hodinový rozpis vybraného dne (výchozí pro detailní práci s rezervacemi)
• Týden — pracovní rozpis od pondělí do neděle
• Měsíc — kalendářní mřížka s přehledem událostí
• Rok — celoroční pohled (12 miniatur měsíců)

💡 Pro pravidelné plánování doporučujeme Týden. Pro vyhledávání volných termínů v delším horizontu použijte Měsíc.

Časová navigace

• Předchozí / Další — posun o zvolené období (den, týden, měsíc, rok)
• Dnes — rychlý návrat na aktuální den
• Výběr měsíce a roku — rozbalovací seznam pro skok na konkrétní období
• Klávesové zkratky: ← / → pro navigaci, T pro „dnes“

Přidání nového kalendáře

Tlačítko Přidat kalendář otevře formulář s následujícími poli:

• Název kalendáře (povinné)
• Barva — hexadecimální kód pro rozlišení v seznamech a událostech (např. #FF5733)
• Časové pásmo — výchozí dle organizace (např. Europe/Prague)
• Popisy — veřejný popis (zobrazen zákazníkům), interní poznámka (pouze pro členy týmu)

Po vytvoření se kalendář objeví v seznamu a můžete do něj přidávat události.

Detail kalendáře

Kliknutím na kalendář se otevře detailní zobrazení s přepínačem Report / Den / Týden / Měsíc / Rok. Vlevo je vybrané období, vpravo boční panel s detaily vybrané události.

Události

Události jsou základní jednotkou kalendáře — rezervace, schůzka, prohlídka, workshop nebo jakýkoli jiný naplánovaný čas.

Vytvoření události

Novou událost vytvoříte kliknutím do kalendářní mřížky nebo pomocí tlačítka Nová událost. Formulář vyžaduje:

• Název a volitelně typ události
• Začátek a Konec (datum + čas)
• Celodenní — přepínač, pokud událost nemá konkrétní čas
• Popis a agenda (formátovaný text)
• Místo konání — buď odkaz na adresu z registru nebo volný text
• Účastníci — e-maily a telefonní čísla lidí účastnících se události
• Připomenutí — relativní časy před začátkem (30m, 1h, 1d)
• URL — externí odkaz spojený s událostí (např. videokonference)

Typy událostí

Typ události je šablona, která urychluje vytváření opakujících se typů schůzek. Typ zahrnuje:

• Kód (např. workshop, konzultace, dodávka)
• Zobrazovaný název
• Barva — rozlišuje ji v kalendáři
• Odkaz na produkt — umožňuje prodej rezervací zákazníkům s kapacitními limity

ℹ️ Pokud je typ události propojen s produktem, kalendář zobrazuje aktuální obsazenost (např. 3 z 10 potvrzených). Po dosažení limitu systém automaticky blokuje další rezervace.

Opakované události

Pro pravidelné schůzky (např. týdenní schůzky) můžete nastavit opakování pomocí RRULE (standard iCalendar):

• FREQ=DAILY — každý den
• FREQ=WEEKLY;BYDAY=MO,WE,FR — pondělí, středa, pátek
• FREQ=MONTHLY;BYMONTHDAY=15 — 15. den v měsíci

Všechny instance série jsou propojeny – z detailu jedné události můžete přepínat na ostatní. Můžete zrušit jednu konkrétní událost nebo celou sérii.

Stavy událostí a akce

Každá událost má vlastnosti:

• Blokující (isBlocking) — rezervace blokuje časový úsek v kalendáři, nelze vytvářet další konfliktní události
• Zrušeno (isStorno) — událost byla zrušena. Zůstává pro účely auditu, v kalendáři je přeškrtnutá.
• Export ICS — každou událost lze stáhnout jako soubor .ics a importovat do Kalendáře Google, iCal nebo Outlooku

Kontextové akce:

• Otevřít detail — kliknutím na událost v mřížce
• Zrušit událost — zrušení jedné instance
• Zrušit sérii — zrušení všech instancí opakované události
• Odemknout (IoT zámek) — pokud je kalendář propojen s chytrým zámkem, toto tlačítko odemkne zámek během události

Časová pásma v kalendáři

Každý kalendář má přiřazené časové pásmo, které určuje, jak se zobrazují události a jak fungují pravidla jako „celodenní“ nebo „otevírací doba“.

• Uloženo v UTC — všechny časy jsou interně uloženy v UTC
• Zobrazeno v místním čase — klient se automaticky převádí podle časového pásma kalendáře
• Letní čas respektován — přechod CET / CEST je zpracován automaticky
• Události přes půlnoc — událost začínající ve 23:00 a končící v 02:00 následujícího dne se zobrazí v obou dnech

⚠️ Pokud pracujete s pobočkami v různých časových pásmech, vytvořte pro každou pobočku samostatný kalendář s odpovídajícím časovým pásmem. Jinak může dojít k nejasnostem při interpretaci časů rezervací.

Uzamčené kalendáře

Některé kalendáře jsou uzamčeny – to znamená, že k nim mají přístup pouze vybraní členové týmu s příslušnými oprávněními. Uzamčení se projevuje:

• Ikonou zámku vedle názvu kalendáře v seznamu
• Skrytím kalendáře před neautorizovanými uživateli
• Kontrolou oprávnění při prohlížení detailů

Oprávnění se nastavují na úrovni člena a kalendáře. Správci organizace mají automaticky přístup ke všem kalendářům.

Živá dostupnost a konflikty

Při vytváření nové události systém automaticky:

1. Kontroluje konflikty s existujícími blokujícími událostmi
2. Varuje před překryvy v bočním panelu
3. Nabízí nejbližší volný slot (Asistent plánování)

💡 Funkce Asistent plánování je obzvláště užitečná při plánování schůzek s více účastníky. Systém prohledává jejich kalendáře a navrhuje časy, kdy jsou všichni k dispozici.

Nastavení kalendáře

V sekci Nastavení kalendáře můžete upravit:

• Název, barva, časové pásmo
• Veřejný popis — text zobrazený zákazníkům
• Interní popis — poznámka pouze pro tým
• Šablona e-mailu — text odeslaný po potvrzení rezervace
• Výchozí místo konání — nové události se předvyplní tímto místem
• Propojený produkt — prodejní produkt reprezentující sloty v kalendáři
• Termín online změny — do kdy může zákazník zrušit rezervaci
• Rezervační okno — od kdy / do kdy lze rezervace provádět předem
• Délka časového slotu — granularita rezervační mřížky (15 min, 30 min, 1 h)

Analytika kalendáře

Zobrazení Report nabízí rozsáhlou analytickou sadu:

• Teplotní mapa využití — den × hodina, ukazující špičkové časy
• Trend využití — vývoj za posledních 12 měsíců
• Nejčastější typy událostí — které typy dominují
• Obsazenost vs. účast — kolik lidí skutečně přišlo
• Míra dokončení — kolik událostí se uskutečnilo vs. bylo zrušeno
• Doba do naplnění kapacity — jak rychle se zaplňuje kapacita
• Doba předstihu rezervace — s jakým předstihem zákazníci rezervují
• Rezervace na poslední chvíli — do 24 hodin před událostí
• Tržby dle typu / hodiny — ekonomické vyhodnocení kalendáře
• Odhadované ztracené tržby — kolik peněz se ztratilo kvůli vyprodaným událostem
• Víkend vs. všední den — srovnání využití

ℹ️ Analytika je dostupná pouze pro kalendáře s dostatečnou historií událostí (obvykle alespoň 30 dnů provozu).

Připomenutí a upozornění

Pro každou událost můžete nastavit libovolný počet připomenutí. Formát je relativní:

• 15m — 15 minut před začátkem
• 1h — 1 hodina před začátkem
• 1d — 1 den před začátkem

Připomenutí jsou odesílána prostřednictvím e-mailu a SMS (pokud je vyplněn telefon účastníka). Lze je kombinovat – například 1 den + 1 hodina před událostí.

Doplňkové funkce

• Automatické obnovování aktuálního stavu každých 15 sekund
• Respektuje časová pásma včetně přechodů na letní čas a událostí přes půlnoc
• Export ICS — stažení události ve formátu kompatibilním s Outlookem, iCal, Kalendářem Google
• Integrace s IoT zámky — otevírání dveří během události jedním kliknutím
• Prodej slotů jako produktů — propojení s katalogem produktů
• Podpora více kalendářů — izolace rezervací pro různé zdroje nebo služby

Tipy pro každodenní práci

• Pro každý zdroj (osoba, místnost, vybavení) vytvořte samostatný kalendář. Předejdete tak konfliktním rezervacím.
• Využívejte typy událostí — ušetříte čas při opakovaném vytváření podobných schůzek.
• Pro veřejné rezervace propojte kalendář s produktem a nastavte rezervační okno.
• Pro dlouhodobé plány zobrazte Měsíc — snadno uvidíte překryvy a mezery v rozpisu.
• Pro pravidelné schůzky použijte opakování — zadejte jednou a série se postará o zbytek.
• Kontrolujte analytiku v Reportu jednou týdně — odhalí nevyužité kapacity a špičkové časy.