Faktury

Faktury jsou oficiálním účetním dokladem ke každé objednávce — zajišťují, že obchodní případ má písemnou podobu, kterou lze předložit účetnímu, daňovému úřadu nebo auditorovi. Modul /invoice tak slouží jako kompletní archiv a pracovní prostor pro všechny daňové doklady organizace: faktury lze prohlížet, stahovat, korigovat, doplňovat poznámky a hromadně exportovat pro měsíční uzávěrku. Vzhledem k tomu, že modul je pevně integrován s objednávkami, bankovními transakcemi a platebními bránami, většina faktur je vystavována, párována s platbami a uzavírána plně automaticky, takže ruční zásah je vyžadován jen v atypických případech.

Přehled faktur

Tato tabulka zobrazuje všechny vystavené faktury organizace na jednom místě, se základními detaily, které obvykle potřebujete vidět ihned. Pro každý řádek zde najdete číslo faktury s odkazem na detail, číslo objednávky s odkazem na příslušný obchodní případ, celkovou cenu s měnou, barevně odlišený stav dokladu, příjemce a vystavitele (oba propojeni přes kontakty), datum vystavení a datum splatnosti doplněné ikonou platby. Tabulka se automaticky obnovuje každých 5 sekund, takže nové faktury a změny stavů se v přehledu zobrazují bez nutnosti ručního obnovování.

Filtrování a vyhledávání

S rostoucím počtem dokladů je nutné seznam rychle zúžit, proto je k dispozici více os pro filtrování, které lze kombinovat. Filtrovat lze podle stavu (otevřená, odeslaná, po splatnosti, zaplacená, stornovaná, nedobytná), typu dokladu (faktura, doklad, proforma, částečná proforma, opravný daňový doklad, daňový doklad, konečná faktura, dobropis), stavu platby (zaplacené versus nezaplacené), podle konkrétního zákazníka nebo podle období vystavení definovaného dvěma daty. Fulltextové vyhledávání pokrývá číslo faktury, stejně jako e-mail a jméno zákazníka.

Stavy faktur

Každá faktura prochází předem definovaným životním cyklem, jehož aktuální fáze je indikována barevným štítkem ve sloupci Stav a v detailu dokladu. Existuje šest stavů, které pokrývají celý tok od vystavení až po případné označení pohledávky jako nedobytné.
| Stav | Význam |
| --- | --- |
| Otevřená | Faktura byla vystavena, dosud neodeslána zákazníkovi. |
| Odeslaná | Faktura byla expedována zákazníkovi a čeká na zaplacení. |
| Po splatnosti | Datum splatnosti uplynulo a faktura dosud nebyla zaplacena. |
| Zaplacená | Platba byla spárována nebo ručně potvrzena, doklad je uzavřen. |
| Stornovaná | Faktura byla stornována opravným dokladem nebo administrativně. |
| Nedobytná | Pohledávka byla označena jako nedobytná. |
> ℹ️ Přechod do stavu Po splatnosti probíhá automaticky na základě data splatnosti — není nutný žádný ruční zásah a stav je průběžně přepočítáván dle aktuálního kalendáře.

Životní cyklus faktury

Životní cyklus začíná vystavením dokladu, které obvykle probíhá automaticky z objednávky, ale lze jej iniciovat i ručně. Po vystavení následuje odeslání zákazníkovi (e-mailem nebo stažením PDF) a splatnost, která je standardně 14 dní od vystavení; pokud v tomto období platba nedorazí, faktura se přesune do stavu Po splatnosti. K úhradě platby obvykle dochází automaticky — buď automatickým párováním s bankovní transakcí, nebo reakcí platební brány — a teprve pokud tento mechanismus selže, je nutné fakturu ručně označit za zaplacenou. Všechny doklady pak zůstávají trvale dostupné v přehledu a jsou součástí hromadných exportů, což zajišťuje kompletní archiv, i zpětně.

Automatické vystavování faktur

Systém rozlišuje několik typů dokladů, které jsou k objednávce vystavovány v různých bodech obchodního procesu — liší se podle toho, zda se jedná o zálohu, zúčtovací doklad, standardní fakturu nebo korekci. Tím je zajištěno, že účetní tok je správný i v komplexnějších případech zahrnujících platbu předem nebo reklamace.

• Proforma (zálohová) faktura — generována ihned po přijetí objednávky s platbou bankovním převodem, slouží pro identifikaci platby.
• Daňový doklad k platbě — vystaven ihned po přijetí zálohové platby od plátce DPH.
• Faktura / Doklad — standardní účetní doklad vystavený po expedici nebo dokončení objednávky.
• Opravný daňový doklad (dobropis) — vytvořen při vrácení zboží nebo reklamaci a automaticky se váže na původní doklad.
• Konečná faktura — zúčtovací doklad uzavírající objednávku po provedení všech zálohových plateb.

Pokud organizace není plátcem DPH, používají se zjednodušené varianty dokladů bez daňového hlášení.
> 💡 Pokud potřebujete vystavit doklad mimo standardní proces (např. pro dodatečné fakturování služeb), lze fakturu vytvořit ručně z detailu objednávky — výsledek je plně funkční a zapadá do stejné číselné řady jako automaticky vystavované doklady.

Detail faktury

Kliknutím na fakturu se otevře detailní zobrazení, navržené jako kompletní pracovní prostor pro jeden doklad. V horní části je náhled PDF se stahovacím tlačítkem a blok záhlaví s číslem faktury, barevným štítkem stavu, typem dokladu a celkovou částkou; vedle něj je také tlačítko Označit jako zaplacené pro případy, kdy je fakturu potřeba uzavřít ručně. Pod záhlavím se nacházejí informační karty s datem vystavení, datem splatnosti a datem zdanitelného plnění, dále platební údaje (variabilní, konstantní a specifické symboly, IBAN, BIC, název banky a platební metoda) a identifikační údaje obou stran — dodavatele a zákazníka, s adresou, IČO a DIČ. Poslední sekce se skládá z tabulky položek s popisem, množstvím, jednotkou, jednotkovou cenou, sazbou DPH a celkovou částkou, doplněné o veřejné a interní poznámky. Stav faktur je barevně odlišen jak v přehledu, tak v detailu pro rychlou orientaci.

Platební údaje

Platební údaje pro každou fakturu jsou automaticky generovány z nastavení organizace a dat zákazníka, takže je nemusíte ručně počítat ani kopírovat. Variabilní symbol (VS) je hlavním identifikátorem platby, obvykle shodným s číslem faktury, a právě podle něj systém páruje příchozí bankovní transakce s fakturou. Konstantní symbol (KS) je pomocný identifikátor — u obchodních faktur se obecně používá hodnota 0308. Specifický symbol (SS) slouží pro volitelnou interní specifikaci platby a IBAN a BIC představují mezinárodní formát čísla účtu a SWIFT kód banky příjemce, což je nezbytné pro mezinárodní platby.
> ⚠️ Pokud zákazník platí ze zahraničí, vždy mu sdělte IBAN a BIC. Bez nich jeho banka platbu nemusí vůbec zpracovat a transakce se vrátí na účet odesílatele.

Jak funguje párování plateb

Systém rozpoznává platby ve dvou paralelních kanálech, které úzce spolupracují. Prvním jsou bankovní transakce — při synchronizaci účtu prostřednictvím modulu /bank-transaction je každá nová transakce porovnána s otevřenými objednávkami. Shoda je primárně určena variabilním symbolem a ověřena proti částce; pokud vše odpovídá, transakce se automaticky propojí s objednávkou a související faktura je označena jako Zaplacená. Druhým kanálem jsou platby z brány — u online plateb (GoPay, Comgate, Stripe) je stav aktualizován na základě odpovědi poskytovatele a jakmile brána potvrdí platbu, jsou uzavřeny jak objednávka, tak faktura. Pokud systém platbu nedokáže jednoznačně přiřadit, transakce zůstává nespárovaná a čeká na ruční zásah v modulu bankovních transakcí.
> ℹ️ Párování funguje i zpětně — pokud je faktura vystavena až poté, co byla platba přijata, k párování dojde během další synchronizace a nic není třeba ručně iniciovat.

Ruční označení faktury za zaplacenou

V některých situacích je potřeba fakturu uzavřít ručně — typicky, když platba proběhla hotově nebo kartou na pobočce, platba přišla ze zahraničního účtu nezapojeného do synchronizace, nebo zákazník zadal chybný variabilní symbol, což způsobilo selhání automatického párování. V takovém případě klikněte v detailu faktury na tlačítko Označit jako zaplacené, vyberte datum platby (nebo ponechte dnešní datum) a potvrďte. Faktura přejde do stavu Zaplacená a datum platby bude zaznamenáno do jejích informačních karet.
> ⚠️ Ruční označení nelze jednoduše kliknutím vrátit zpět. Pokud jste se zmýlili, musíte stav vrátit v rozbalovacím menu stavů dokladu, abyste zabránili šíření chyby do následných procesů.

Editace poznámek

Na kartě faktury lze kdykoli přidat dvě poznámky, z nichž každá slouží jinému účelu. Veřejná poznámka se zobrazuje přímo na vytištěné nebo odeslané faktuře a slouží pro poděkování, detaily projektu nebo dodací podmínky — tedy text, který má vidět zákazník. Interní poznámka je naopak viditelná pouze týmu v administraci a je užitečná pro interní komentáře, schválení nebo odkazy na předchozí komunikaci. Obě poznámky lze libovolně upravovat i po vystavení dokladu.

Export faktur

Tlačítko Export v pravém horním rohu otevírá dialog s přednastavenými časovými rozsahy (Dnes, Včera, Minulý týden, Minulý měsíc atd.) pro hromadné stahování faktur. K dispozici jsou dva formáty: CSV je tabulka s metadaty (číslo, stav, částky, zákazník, data) vhodná pro účetní software, zatímco ZIP je archiv PDF souborů všech faktur v daném období, spolu s manifestem obsahu.
> 💡 Export je ideální nástroj pro měsíční uzávěrku — stačí zvolit Minulý měsíc a předat archiv účetnímu, aniž byste museli stahovat faktury jednu po druhé.

Doporučené postupy

Pravidelná kontrola faktur ve stavu Po splatnosti je nejúčinnější obranou proti tomu, aby se nezaplacené pohledávky staly obtížně vymahatelnými dluhy — je vhodné odeslat upomínku co nejdříve po uplynutí splatnosti, dokud si zákazník objednávku ještě jasně pamatuje. Před ručním označením faktury za zaplacenou se vždy ujistěte, že platba již není spárována prostřednictvím bankovního modulu, protože by to mohlo vytvořit duplikát v záznamech. Ke každé ručně vystavené faktuře přidejte interní poznámku s důvodem jejího vystavení — to pomůže při pozdějších kontrolách účetnímu i vašim kolegům. Pro roční uzávěrku použijte export ve formátu ZIP, který obsahuje i manifest a lze jej bez dalšího zpracování předat účetnímu.